Manual de uso · Operaciones

Paso a paso

Calcular el costo y el margen de una OC ganada

Ya ganaste la orden de compra. Ahora la pregunta es otra: ¿cuánto te cuesta servirla y con cuánto te quedas? La Calculadora de Costos OC toma los productos que el organismo te compró, te deja anotar a qué precio te los vende cada proveedor, sumar los gastos que no van en ningún producto —el flete, una OT— y te devuelve el margen de la orden completa. Todo queda guardado dentro de la propia OC, así que la próxima vez que entres está como lo dejaste.

Los pasos

Parte 1 · Llegar a la calculadora

1. Abre Operaciones en el menú lateral y entra en OC Portal.

   

   Qué deberías verEl listado OC Portal con las órdenes del mes. Arriba del menú, el selector de Empresa te dice sobre cuál estás trabajando: las OC son de cada empresa, así que cámbiala antes de seguir si tienes más de una.

2. Escribe en el campo de periodo el mes en que llegó la OC, con el formato AAAA-MM.

   

   Qué deberías verLa lista se rehace con las órdenes de ese mes. El periodo se recuerda: la próxima vez que entres a OC Portal vuelve a abrirse en el mismo mes que dejaste, no en el actual.
   Si sabes el número, no busques por mesEl primer campo, el de Ej: 1234-56-CM78, busca la OC por su número sin importar la fecha.

3. En la fila de la OC, abre el menú de los tres puntos y pulsa Calcular costos.

   

   Qué deberías verUn menú con Ver, Etiquetas, Crear OC a Proveedor, Calcular costos, Vincular Factura y unas cuantas más. Calcular costos es la cuarta, con un icono verde de calculadora.
   También está en el tablero KanbanSi trabajas OC Portal en modo Kanban, la misma opción aparece en el menú de tres puntos de cada tarjeta.

4. Reconoce la pantalla antes de tocar nada: arriba el número de la OC, en el centro una fila por producto vendido.

   

   Qué deberías verEl título Calcular Costos OC, y debajo OC: <número> con el nombre que le puso el organismo. Una fila por cada producto de la orden, con su Precio Venta Neto y su Cant. Vendida ya rellenados desde el portal, y la columna Proveedor diciendo Sin proveedores. Al pie, Total Venta Neta con un valor y Total Costo Neto (Productos) en $0.
   Al principio el margen dice 100 %Mientras no cargues ningún costo, la pantalla resta cero y muestra el total de venta entero como margen. No es un dato: es que todavía no le has dicho lo que te cuesta.

5. Lee el aviso azul, si aparece: te está diciendo que los precios de venta que ves están recalculados.

   

   Qué deberías verEl texto «Los precios de venta originales de esta OC incluían IVA. Se muestran los valores netos recalculados (IVA 19%).» Sale sólo en las órdenes que el portal entregó con el IVA incluido en el precio de cada línea. En esas, la columna Precio Venta Neto ya viene dividida por 1,19.
   Ese recálculo no llega al pie de la tablaCon este aviso en pantalla, las líneas muestran el precio sin IVA pero Total Venta Neta sigue sumando los precios con IVA. En el ejemplo de este manual las tres líneas suman $421.260 y el pie dice $501.459, un 19 % más. Como el margen se calcula contra ese total, sale más alto de lo que es. Si tu OC muestra el aviso azul, trata el porcentaje como una cota superior y haz la resta a mano con la suma de las líneas.

Parte 2 · Cargar el costo de cada producto

1. Pulsa el lápiz de la primera línea, en la columna Acciones.

   

   Qué deberías verLa fila se pinta de amarillo y se abre en modo edición con una cotización vacía: un campo Nombre proveedor, un precio en 0 y una cantidad que viene precargada con la cantidad vendida. A la derecha aparecen tres botones: el visto verde (Guardar Cambios), la cruz roja (Cancelar Edición) y el más verde (Añadir Proveedor).
   Una línea a la vezMientras una fila esté en edición, los lápices de las demás quedan apagados. Guarda o cancela antes de pasar a la siguiente.

2. Escribe el nombre del proveedor y el precio de costo neto por unidad; ajusta la cantidad si te cotizaron otra.

   

   Qué deberías verLos tres campos con tus datos. El nombre es texto libre: escribes lo que quieras, no se elige de una lista.
   Revisa la cantidad, no la des por buenaCant. Costo llega con la cantidad que vendiste, y el costo de la línea es precio × esa cantidad. Si el proveedor te cotizó por caja, por kilo o por un lote distinto, cámbiala aquí o el costo total saldrá mal sin que nada te avise.

3. Si tienes más de una cotización para ese producto, pulsa el más verde y carga la segunda.

   

   Qué deberías verUna segunda línea de campos dentro de la misma fila, y las papeleras de las dos ya habilitadas. Mientras hay una sola cotización la papelera está apagada: no se puede dejar la línea sin ninguna.
   Para qué sirve tener variasGuardas las tres cotizaciones que pediste y luego decides con cuál calcular. Las que no elijas quedan igualmente guardadas, así que el año que viene sabes a quién le preguntaste y cuánto te dijo.

4. Pulsa el visto verde para guardar la línea.

   

   Qué deberías verEl aviso «Costos para ítem <código> guardados.» arriba a la derecha. La fila sale del amarillo y ahora muestra las cotizaciones como botones de radio, con el precio y la cantidad de la que esté marcada. Al pie, Total Costo Neto (Productos) y Margen de Ganancia ya cambiaron.
   No valida nada de lo que escribisteSe guarda igual con el nombre en blanco —la cotización quedará como Proveedor 1— y con el precio en 0. Repasa la fila después de guardar: si ves $0 en Precio Costo Neto, es que se guardó vacía.

5. Marca con el botón de radio la cotización que quieres que entre en el cálculo.

   

   Qué deberías verLas columnas Precio Costo Neto y Cant. Costo pasan a mostrar los datos de la cotización marcada, y el pie se recalcula al instante. En el ejemplo, con sólo la primera línea costeada, pasar de una cotización a la otra sube el costo de $170.000 a $187.000 y baja el margen de 66,1 % a 62,7 %.
   Marcar el radio no guarda nadaEse cambio es sólo para mirar. Si sales de la pantalla y vuelves, la selección regresa a la que estaba guardada. Para dejarla fija tienes que entrar con el lápiz a esa línea y volver a pulsar el visto verde.

6. Repite el lápiz, los datos y el visto verde en el resto de las líneas.

   

   Qué deberías verNinguna línea diciendo Sin proveedores. y un Total Costo Neto (Productos) que sea la suma de precio × cantidad de las cotizaciones marcadas. En el ejemplo: $3.400×50 + $34×40 + $170×200 = $205.360.
   Las líneas sin costear no rompen nadaPuedes dejar productos sin proveedor y guardar el resto; simplemente aportan $0 al costo, así que el margen que veas será optimista hasta que las completes.

Parte 3 · Cerrar el costeo

1. Pulsa Agregar Costo Adicional, debajo de la tabla.

   

   Qué deberías verUn recuadro titulado Nuevo Costo Adicional con dos campos, Descripción y Monto, y los botones Guardar y Cancelar. Guardar está apagado hasta que escribas una descripción.

2. Escribe qué es el gasto y su monto, y pulsa Guardar.

   

   Qué deberías verEl aviso «Costo adicional guardado.» y una línea nueva en el pie de la tabla con esa descripción y ese monto, más una × roja al lado para quitarla.
   Es un monto de la orden enteraLos costos adicionales no se reparten entre los productos: se suman tal cual al total. Sirven para el flete, una orden de trabajo o cualquier gasto que no cuelgue de un producto concreto. Puedes agregar tantos como quieras.

3. Lee el pie de la tabla de arriba abajo: es el resultado del costeo.

   

   Qué deberías verCinco o seis filas encadenadas: Total Venta Neta (lo que te compraron), Total Costo Neto (Productos), cada costo adicional con su nombre, Total Costos Adicionales, TOTAL Final (los dos costos sumados) y Margen de Ganancia en pesos y en porcentaje. El margen sale en verde si es positivo y en rojo si es negativo.
   El «Margen» de la lista de OC Portal no es este margenLa columna Margen del listado se calcula con las OC a proveedor realmente emitidas y aprobadas, no con lo que escribiste aquí. Son dos números distintos, con dos orígenes distintos, y es normal que no coincidan: éste es tu estimación, aquél es lo que ya comprometiste con proveedores.

4. Pulsa Exportar Excel si quieres el detalle fuera de Marko.

   

   Qué deberías verEl aviso «Excel exportado correctamente.» y un archivo descargado llamado Costos_OC_<número de la OC>.xlsx, con una hoja Costos OC. Dentro va una fila por cada cotización —no sólo la marcada—, con una columna Seleccionado que dice Sí o No, y al final las mismas filas de totales que ves en pantalla.

5. Vuelve a Operaciones → OC Portal y busca la fila de tu OC.

   

   Qué deberías verUn pequeño icono verde de calculadora junto a «N prod.(s)». Ese icono sólo aparece en las OC que ya tienen costeo guardado, y es un atajo: pinchándolo vuelves directo a la calculadora de esa orden.
   El botón Volver de la calculadoraEstá arriba a la izquierda y devuelve a la pantalla anterior. En las pruebas de este manual no reaccionó; si a ti tampoco, vuelve por el menú Operaciones → OC Portal, que siempre funciona.

Lo que la calculadora todavía no hace

• No conoce a tus proveedores. El nombre es texto libre: no se elige del módulo Proveedores, no se autocompleta y no trae precios de los productos que tengas cargados. Si escribes el mismo proveedor con dos grafías, quedan como dos.
• No crea la OC a proveedor. Elegir una cotización aquí no compra nada. Emitir la orden sigue siendo cosa de Crear OC a Proveedor, y ahí vuelves a escribir el precio.
• No reparte los costos adicionales entre los productos. Se suman al total y punto; no hay prorrateo por peso, por monto ni por unidades, así que no verás el flete dentro del costo de cada línea.
• No guarda el proveedor que marcas con el radio. Sólo se guarda entrando a editar la línea y pulsando el visto verde.
• No deja quitar el costeo. Se puede borrar un costo adicional con la ×, y se puede quitar una cotización cuando hay dos o más, pero no hay forma de devolver una línea a Sin proveedores ni de dejar la OC como estaba antes de costearla.
• No avisa si otra persona costeó la misma OC. Cada guardado reescribe el costeo completo de la orden: si dos personas la trabajan a la vez, manda quien guarde último.
• No compara con lo que realmente pagaste. Las facturas de compra y las OC a proveedor de esa orden no entran aquí; el costeo es tu estimación, no el cierre.
• No corrige el IVA en los totales. Cuando aparece el aviso azul, las líneas van netas y el Total Venta Neta no, así que el margen queda por encima del real. Está explicado en el paso 5.

Para consultar después

Cuando algo no sale