Manual de uso · Operaciones

Paso a paso

Coordinar el despacho y la OT de una OC

Ganaste la orden. Ahora hay que llevarla. Marko separa esa entrega en dos cosas que conviene no confundir: la programación de las fechas, que vive dentro de la propia orden de compra y le dice al organismo cuándo recibe qué; y la OT —la orden de trabajo—, que es el papel del viaje: quién lleva, en qué vehículo, a qué dirección y con qué productos. Este manual recorre las dos, en el orden en que se usan.

Los pasos

Parte 1 · Programar la entrega en la OC

1. En Operaciones → OC Portal, busca la OC ya ganada y pulsa la etiqueta Configurar envío de su fila.

   

   Qué deberías verBajo el Estado Portal de cada fila hay una etiqueta gris con un camión que dice Configurar envío. Es un botón, aunque no lo parezca. La misma pantalla la abre el menú de tres puntos de la fila, en la opción Gestionar Envíos.
   Cuando ya está programada, la etiqueta cambiaUna OC con envío configurado deja de decir Configurar envío: muestra Único (azul, con camión) o Parcial (amarillo, con calendario) y, debajo, la fecha de la primera entrega. Sirve para ver de un vistazo qué órdenes están sin programar.

2. Comprueba que aterrizaste en la pestaña Envío de la OC que querías.

   

   Qué deberías verArriba, Detalle OC con el número de la orden; en la fila de pestañas, Envío marcada en azul; y debajo el bloque Gestión de Envíos, con un buscador Filtrar productos… y un botón verde Guardar. Si el número de arriba no es el de tu orden, vuelve atrás: te equivocaste de fila.

3. Si vas a entregar todo de una vez, deja marcado Despacho Único y ajusta la Fecha de Entrega.

   

   Qué deberías verTipo de Envío con dos opciones —Despacho Único y Despacho Parcializado—, el aviso azul «Todos los productos se entregarán en una sola fecha.», un único campo Fecha de Entrega y, al lado, Total de Productos con el recuento de líneas y de unidades de la orden.
   La fecha viene puesta, y no la pusiste túAl abrir el gestor por primera vez, Marko propone la fecha de hoy más siete días. Está ahí aunque nadie haya programado nada. Cámbiala antes de guardar, y si sólo entraste a mirar no pulses Guardar: fijarías un compromiso de entrega que nadie acordó.
   El formato del campo de fecha lo pone tu navegadorEs un selector de fecha del propio navegador, no de Marko. Según cómo tengas configurado el idioma verás dd-mm-aaaa o mm/dd/aaaa. En las capturas de este manual aparece en formato estadounidense.

4. Si vas a entregar por partes, marca Despacho Parcializado.

   

   Qué deberías verEl aviso pasa a amarillo: «Configure las fechas de entrega y distribuya las cantidades de productos.» Aparece el campo Nueva Fecha de Entrega con el botón Agregar Fecha apagado, y un recuadro azul: No hay fechas de entrega configuradas. El botón Guardar de arriba desaparece hasta que agregues la primera fecha.
   Cambiar de modo borra lo que habíaPasar de Único a Parcializado vacía la programación; y volver a Único la rehace desde cero con la fecha propuesta y todas las unidades en una sola entrega. Mientras no pulses Guardar no se pierde nada de lo grabado, pero sí lo que llevabas escrito en pantalla.

5. Escribe la fecha de la primera entrega parcial y pulsa Agregar Fecha.

   

   Qué deberías verEn cuanto el campo tiene una fecha, Agregar Fecha se enciende. Si lo pulsas con el campo vacío, Marko avisa «Seleccione una fecha de entrega»; si repites una fecha que ya está en la tabla, «Esta fecha ya existe».

6. Repite con el resto de las fechas hasta tener todas las entregas del calendario.

   

   Qué deberías verUna tabla con una fila por producto y una columna por fecha. A la izquierda, Producto —con su código debajo— y Cantidad Total; a la derecha, Restante en una etiqueta amarilla con todo lo que falta por asignar, y Estado con un triángulo de advertencia. Cada columna de fecha lleva su lápiz para editarla y su papelera para eliminarla. Las fechas se ordenan solas de la más próxima a la más lejana, escribas en el orden que escribas.

7. Reparte las cantidades de cada producto entre las fechas hasta dejar Restante en cero.

   

   Qué deberías verCada fila que cuadra se pinta de verde, su Restante queda en 0 y el Estado pasa a un tic verde. Abajo, el Resumen de Validación cambia a verde con «Configuración válida. Todos los productos están correctamente distribuidos.» Mientras falte algo dirá, en amarillo, «Hay productos con cantidades pendientes de asignar. Puede guardar la configuración actual y completarla más tarde.»
   Puedes guardar a medias, pero no de másDejar unidades sin repartir está permitido: se guarda igual y lo terminas otro día. Lo que no se puede es pasarse: si asignas más unidades que las de la orden, el Restante se pone rojo y al guardar sale «Hay productos con cantidades que exceden el total disponible. Corrija antes de guardar.»
   Si la orden trae muchas líneasEl buscador Filtrar productos… de la cabecera deja en pantalla sólo los productos que coinciden con lo que escribas, por nombre o por código. No borra nada: lo que esté repartido en las filas ocultas sigue contando.

8. Pulsa Guardar, arriba a la derecha del bloque.

   

   Qué deberías verEl botón se pone en Guardando… con una ruedita y, al terminar, sale el aviso verde «Configuración de envío guardada exitosamente». Marko te devuelve a la pantalla anterior, y en el tablero de OC Portal esa orden ya no dice Configurar envío: dice Único o Parcial, con la fecha de la primera entrega debajo.
   Nada se guarda soloTodo lo que hiciste en los pasos anteriores vive únicamente en la pantalla hasta que pulsas este botón. Si te sales, cambias de pestaña o recargas, se pierde entero y sin avisar.

Parte 2 · Crear la OT del viaje

1. En el menú lateral, abre Operaciones y entra en OT / Despachos.

   

   Qué deberías verDentro de Operaciones, entre Pagos Proveedores e Inventario, la entrada OT / Despachos. Al abrirla, la pantalla se titula Seguimiento OT.

2. Elige el mes y el año del período que quieres ver.

   

   Qué deberías verDos selectores —mes y año— y, debajo, las OT creadas en ese mes. Si no hay ninguna, aparece No se encontraron OT. Arriba están el buscador Buscar por nro. de OT o OC y los botones Crear OT y Exportar.
   Una lista vacía casi siempre es el mes, no un errorLa pantalla abre en el mes en curso y sólo muestra las OT creadas dentro de él. Una OT de agosto no aparece en septiembre por muy pendiente que esté. Antes de dar nada por perdido, cambia el mes.
   El buscador sólo encuentra por número de OTPese a lo que dicen los dos cuadros de búsqueda —Buscar por nro. de OT o OC y Buscar OC por código o nombre proveedor—, los dos hacen lo mismo: filtran por el número de la OT. Escribir un código de OC o el nombre de un proveedor devuelve la lista vacía. Comprobado el 1 de septiembre de 2026.

3. Pulsa Crear OT.

   

   Qué deberías verUn formulario en blanco encabezado por Creando OT Nº y el número que le va a tocar, con un botón Guardar a la derecha. Debajo, Tipo de OT en Seleccionar, el campo OC Portal con su lupa, y los bloques Datos de destino, Productos, Datos de transporte y Observaciones, todos vacíos.
   El número de OT lo asigna MarkoEs un correlativo propio de tu empresa y no se puede elegir. Lo verás fijado desde antes de guardar, en el título de la pantalla.

4. Abre Tipo de OT y elige de qué clase de movimiento se trata.

   

   Qué deberías verTres opciones y ninguna más: Entrega a cliente final, Retiro de Productos y Entrega a transportista.
   La elección cambia el campo de al ladoCon Retiro de Productos, el campo de la derecha pasa a ser OC Proveedor: es el caso de ir a buscar mercadería donde tu proveedor, y el destino se rellena con los datos de él. Con los otros dos tipos el campo es OC Portal y el destino es el organismo que te compró.

5. Escribe el número de la OC en el campo de la derecha y pulsa la lupa.

   

   Qué deberías verEl número tal cual está en el portal, con su sufijo. Al pulsar la lupa aparece un Buscando OC portal… y, un segundo después, el resto del formulario se llena solo.
   Primero el tipo, después la lupaSi buscas sin haber elegido el Tipo de OT, Marko responde «Debe ingresar una OC Portal y un tipo de OT» y no busca nada. Y si el número no existe en tu empresa, «OC Portal no encontrada»: revisa que lo hayas copiado entero.

6. Revisa Datos de destino y corrige el contacto si hace falta.

   

   Qué deberías verLugar Destino con el organismo y su unidad, Dirección Destino con la dirección y la comuna de esa unidad, y los tres campos de contacto —Nombre, Teléfono y Correo electrónico— con lo que venga en la orden. Todos son editables: lo que traiga la OC es un punto de partida, no algo cerrado.
   Contacto y teléfono suelen venir vacíosMuchas órdenes del portal no traen teléfono ni correo del receptor. Sin ellos el transportista llega a ciegas, así que es el hueco que más conviene rellenar a mano antes de guardar. La Dirección Destino se pasa sola a mayúsculas mientras escribes; es cosmético.

7. Baja a Productos y comprueba qué va en el camión.

   

   Qué deberías verUna línea por producto de la orden, con Valor Unitario, Qty y Total, y al pie TOTAL NETO, IVA y TOTAL BRUTO. El botón verde + de la cabecera agrega una línea nueva; el lápiz y la papelera de cada fila la editan o la quitan.
   Son los precios de venta de la ordenEl valor unitario que ves es el que el organismo te está pagando, tal como venía en la OC. La OT no calcula costos ni márgenes: sólo sirve para que el que recibe pueda cotejar contra su propia orden.
   El botón + agrega la línea antes de que escribas nadaAl pulsarlo aparece una fila en blanco en la tabla y además se abre el modal. Si cierras el modal sin escribir, la fila vacía se queda; hay que borrarla con su papelera.

8. Si tienes que ajustar una línea, pulsa su lápiz.

   

   Qué deberías verUna ventana titulada Editar Producto con tres campos —Producto, Cantidad y Valor Unitario— y un botón azul Modificar. Es el sitio donde se corrige una entrega parcial: si de esas 3.000 unidades sólo salen 1.500 en este viaje, se cambia aquí la cantidad.
   Esta ventana no tiene «cancelar»Los cambios se aplican mientras escribes: Modificar sólo cierra la ventana, y la × de la esquina hace exactamente lo mismo. Si te equivocaste, vuelve a abrirla y deja el valor como estaba.

9. Completa Datos de transporte y las Observaciones del viaje.

   

   Qué deberías verTransportista y Vehículo son texto libre: escribe lo que el que recibe necesita saber para identificar el camión. En Observaciones van las condiciones de la entrega —horarios, portería, contacto previo—. Los tres campos salen impresos en la OT en PDF.

10. Pulsa Guardar, arriba a la derecha.

    

    Qué deberías verMarko te devuelve al listado Seguimiento OT y ahí está tu OT: el número, la fecha de creación, el destino con el tipo de OT en negrita encima, el transportista, la OC Port. o la OC Prov. de la que salió, y el estado Por entregar en una etiqueta amarilla. Toda OT nace en ese estado.
    Guardar no valida nadaEl botón está siempre encendido, aunque falten el destino, el contacto o los productos. Una OT sin dirección se guarda igual y se descubre cuando el camión ya salió. Repasa el formulario antes de pulsarlo.

Parte 3 · Seguirla y cerrarla

1. Pulsa los tres puntos al final de la fila de la OT.

   

   Qué deberías verCuatro opciones: Editar datos, Eliminar, Actualizar Estado y Descargar. Descargar abre en una pestaña nueva la OT en PDF, con el membrete de tu empresa, el número de OT, el tipo, las OC de origen, el destino, la tabla de productos con sus totales y los datos del transportista: es el papel que se entrega con la carga.
   Eliminar no borra la OTPide confirmación —«Estás seguro que quieres eliminar», «Está acción no se puede revertir»— pero, tras confirmar, la orden sigue en la lista y no pasa nada más. Comprobado el 1 de septiembre de 2026 en el ambiente de demostración. Hasta que se corrija, una OT creada por error se deja marcada con un estado de cancelación en lugar de intentar borrarla.

   

2. Elige Actualizar Estado y abre la lista Estado de OT.

   

   Qué deberías verUna ventana Actualización Estado que en el subtítulo repite el número de la OT que estás moviendo —conviene mirarlo—, con Fecha, Estado de OT y Observaciones. La lista trae siete estados: Por entregar, Cancelada por Proveedor, Cancelada por Transportista, Entregada, Retirado, En ruta y Cancelada por Cliente. La lista se desplaza: el último queda fuera de vista hasta que bajas.
   No están en orden de procesoEl orden de la lista no es el del viaje. El recorrido normal es Por entregar → En ruta → Entregada (o Retirado, si el cliente pasa a buscarla); los tres «Cancelada por…» son salidas, no pasos.

3. Ajusta la Fecha, escribe qué pasó en Observaciones y pulsa Guardar.

   

   Qué deberías verLa Fecha viene con la de hoy; cámbiala si el movimiento ocurrió otro día. Guardar está apagado hasta que elijas un estado —es el único campo obligatorio—. Al pulsarlo, el aviso verde «Estado actualizado correctamente».
   La observación se guarda, pero hoy no se puede leerCada cambio queda registrado con su fecha, su texto y el usuario que lo hizo, sólo que ninguna pantalla de Marko muestra ese historial todavía. Lo único que verás después es el estado actual. Si el motivo del cambio tiene que quedar a la vista de alguien, anótalo también donde tu equipo lo vaya a leer.

4. Comprueba el estado nuevo en el listado.

   

   Qué deberías verLa etiqueta de la columna Estado con el estado nuevo. El color no es decorativo: amarillo para Por entregar, verde para Entregada, rojo para las canceladas por proveedor o por transportista y azul para el resto.
   Ojo con «Cancelada por Cliente»Es el único estado de cancelación que sale en azul, igual que En ruta o Retirado, en vez de en rojo. Al mirar la lista deprisa parece una entrega en marcha. Léelo, no te fíes del color.

5. Cuando el cliente reciba, marca la OT como Entregada con la fecha real de la entrega.

   

   Qué deberías verLa etiqueta se pone verde y aparece debajo Fecha entrega: con la fecha que pusiste en la ventana. Es el único estado que guarda una fecha propia, y por eso la del campo Fecha tiene que ser la del día en que de verdad se entregó, no la del día en que lo registras.
   Esto es lo que abre el post-ventaEn cuanto una OT de la orden queda en Entregada —y no es del tipo Retiro de Productos—, esa OC pasa en Comercial → Post Venta al estado Por llamar. Dejar la OT sin cerrar es dejar al equipo comercial sin la señal de que toca llamar al cliente.

6. Si algo de la OT quedó mal, vuelve a ella con Editar datos.

   

   Qué deberías verEl mismo formulario del paso 11, pero titulado Editando OT Nº y con todo cargado. Se corrige lo que haga falta y se pulsa Guardar. El estado no se toca aquí: para eso está Actualizar Estado.
   Volver a pulsar la lupa rehace la OT enteraSi buscas otra vez la OC desde una OT ya creada, Marko reemplaza el destino, el contacto y la lista de productos con lo que venga de la orden, y se lleva por delante lo que hubieras ajustado a mano. Úsala sólo si quieres justamente eso.

Lo que despachos y OT todavía no hacen

• No emiten la guía de despacho electrónica. La OT es un documento interno, no un DTE. La guía tipo 52 se emite desde la ficha de la OC, en la pantalla de facturación electrónica, y no queda enlazada con la OT.
• No descuentan stock. Crear o cerrar una OT no mueve nada en Inventario. La salida de mercadería se registra aparte.
• La programación de fechas y la OT no se conocen entre sí. Programar tres entregas parciales no crea tres OT, y una OT entregada no marca como cumplida ninguna de las fechas programadas en la OC.
• La OT no tiene fecha comprometida de entrega. Sus únicas fechas son la de creación —la que ordena el listado— y, cuando se cierra, la de entrega efectiva. No hay un campo «se entrega el día X» que se pueda comparar con lo real.
• Ninguna pantalla muestra el historial de estados. Los cambios se guardan con su fecha, su observación y su autor, pero hoy no hay dónde consultarlos.
• El listado no busca por OC ni por cliente. Los dos cuadros de búsqueda filtran sólo por número de OT, pese a lo que prometen sus textos.
• El listado es de un mes. No hay rango de fechas ni filtro por estado, por transportista o por destino. Para revisar un trimestre hay que pasar mes por mes.
• Exportar no exporta las OT. El archivo que descarga se arma con columnas de una ficha de proveedor —código, RUT, dirección, comuna, medio de pago— que una OT no tiene, así que sale sin datos.
• Eliminar no elimina. Pide confirmación y deja la OT donde estaba.
• En el gestor de envíos no se puede asignar transportista ni dirección por fecha. Cada entrega programada admite sólo la fecha y las cantidades; el transporte se describe en la OT.
• Las entregas programadas no cambian de estado. Todas nacen y se quedan como pendientes: no hay forma de marcar «esta parcialidad ya salió» dentro del gestor.
• No avisa a nadie. Ni al cliente ni al transportista: no se envía correo ni notificación al programar un envío o al mover una OT.

Para consultar después

Quién ve cada pantalla

Una salvedad: quien tenga únicamente el rol de Bodega avanzada abre la ficha de la OC directamente en la pestaña OC Proveedores y no ve ninguna otra, tampoco Envío.

Los siete estados de una OT

Los tres tipos de OT

Qué trae la OT en PDF

Membrete con la razón social, el giro, el RUT, la dirección, el teléfono y el logotipo de tu empresa; OT Nº; TIPO OT, OC PORT., OC PROV., DESTINO y DIRECCIÓN; los datos del receptor —CONTACTO, TELÉFONO, CORREO—; la tabla de PRODUCTOS con descripción, cantidad, precio unitario y total, cerrada con TOTAL NETO, IVA y TOTAL BRUTO; y un bloque DATOS TRANSPORTE con TRANSPORTISTA y VEHÍCULO. El logotipo sale sólo si tu empresa lo tiene cargado desde Mi Empresa.

Cuando algo no sale