Manual de uso · Comercial

Paso a paso

Crear una cotización de Convenio Marco

Convenio Marco es la modalidad en la que tu empresa ya está adjudicada en un catálogo de ChileCompra y los organismos compran directamente de él. La pantalla Cotizar Convenio Marco es un asistente de cuatro pasos — unidad, productos, costos y cierre — que termina con la cotización guardada, numerada y visible en Comercial → Cotizaciones. Este manual la recorre entera, de la pantalla vacía al folio creado.

Los pasos

Parte 1 · A quién le cotizas

1. Abre Comercial en el menú lateral y entra en Cotizar Convenio Marco.

   

   Qué deberías verEl grupo Comercial desplegado, con Cotizar Convenio Marco entre Cotizar Compra Ágil y Post Venta. Arriba del menú, el selector de Empresa te dice sobre cuál vas a cotizar: si trabajas con más de una, cámbiala antes de empezar, porque el número de la cotización sale del contador de esa empresa.

2. Comprueba que la tarjeta se titula Buscar Unidad y que el panel Resumen de la derecha está vacío.

   

   Qué deberías verLa cabecera Cotización, una tarjeta con el título Buscar Unidad y un solo campo: Buscar unidad por código, nombre o rut. El botón Siguiente de la esquina está apagado y no responde: se enciende cuando hayas elegido una unidad.
   Si el Resumen no está vacío Significa que quedó un borrador a medias de una sesión anterior en este mismo navegador. Repasa los cuatro pasos antes de guardar, o descártalo saliendo a otra pantalla de Marko y volviendo a entrar.

3. Escribe en el buscador el nombre, el código o el RUT de la unidad compradora.

   

   Qué deberías verUna tabla con hasta diez coincidencias y las columnas Nº, Nombre, Comuna y Rut. Es el listado de unidades compradoras del Estado que Marko ya tiene cargado; no hace falta escribirlo entero, con un trozo del nombre basta.
   Sólo salen diez La lista se corta en diez resultados aunque haya más. Si la unidad que buscas no aparece, afina la búsqueda con el código o el RUT en vez de con el nombre.

4. Pulsa la fila de la unidad y revisa los datos que se rellenan; corrige los que hagan falta.

   

   Qué deberías verLa tabla desaparece y en su lugar salen ocho campos editables: Nombre, Rut, Dirección y Comuna a la izquierda; Nombre Contacto, Email, Teléfono y Celular a la derecha. A la vez, el panel Resumen se llena con esos mismos datos y el botón Siguiente se enciende.
   Los datos de contacto se pueden pisar Lo que trae Marko es el último contacto conocido de esa unidad. Si tu interlocutor es otro, escríbelo aquí: lo que quede en estos campos es lo que llevará la cotización y su PDF.
   ¿Y si la unidad no existe? Los mismos ocho campos aparecen cuando no hay resultados, para que la escribas a mano. Ojo: el botón Siguiente sólo se enciende con una unidad seleccionada de la lista, así que si la unidad no está en el listado tendrás que elegir la más parecida y corregir sus datos.

Parte 2 · Qué le cotizas

5. Pulsa Siguiente para pasar a la tarjeta Agregar Productos.

   

   Qué deberías verDos botones a la izquierda — Buscar y Agregar Manualmente —, la fecha de Actualizado: con el botón de refrescar catálogo a su derecha, y debajo dos desplegables: la Región (viene con Metropolitana puesta) y Seleccione Convenio. Mientras falte uno de los dos verás el aviso azul Seleccione Región y Convenio.

6. Ajusta la Región si no es la que necesitas y abre el desplegable Seleccione Convenio.

   

   Qué deberías verLa lista de convenios marco que tu empresa tiene adjudicados, y sólo esos. En el ejemplo son cuatro. Si tu empresa tuviera uno solo, Marko lo elige por ti y te ahorra este paso.
   La región no es la del cliente, es la del precio El catálogo de un convenio marco tiene precios distintos por región. La región que elijas aquí determina qué precios se cargan, no a quién le vendes. Si el despacho es a otra región, cámbiala antes de agregar productos.

7. Elige el convenio y espera a que cargue su catálogo.

   

   Qué deberías verTres filtros — Filtrar por Marca, Filtrar por Tipo y Filtrar por Modelo —, un buscador Buscar productos por descripción, ID, tipo, marca o modelo… y la tabla del catálogo con las columnas Id, Marca, Tipo, Modelo, Descripción, Precio y Cantidad. Cada fila trae una casilla de cantidad y un botón + para llevarla a la cotización. También aparece el enlace Gestionar este catálogo, que te lleva a la pantalla del convenio.
   En la captura la tabla sale vacía a propósito La imagen se tomó en el ambiente de demostración, donde el catálogo de ese convenio no está cargado y por eso dice No data to display. En tu cuenta verás las filas del convenio. Si aun así te aparece vacía, mira Cuando algo no sale.

8. Si el producto no está en el catálogo, pulsa Agregar Manualmente.

   

   Qué deberías verLa tabla del catálogo se cambia por un formulario corto: Foto del producto (opcional) con el recuadro de la cámara y el aviso Máx. 2 MB. Se usará en el PDF de la cotización., y cuatro campos — Nombre del producto, Modelo, Marca y la cantidad, que arranca en 1 — más el precio con el símbolo $ delante y el botón Agregar al final.
   Puedes ir y volver Buscar y Agregar Manualmente son dos vistas del mismo paso: lo que ya agregaste no se pierde al cambiar de una a otra. En la misma cotización puedes mezclar productos del catálogo y productos escritos a mano.

9. Rellena nombre, marca, modelo, cantidad y precio, y pulsa Agregar.

   

   Qué deberías verEl botón Agregar encendido — está apagado mientras falte el nombre, la cantidad o el precio — y, al pulsarlo, el formulario vacío otra vez y una línea nueva en el panel Resumen. Repite tantas veces como productos tenga la cotización.
   El precio que escribes aquí es el de venta El costo se registra más adelante, en Calcular Costos. Si tu empresa cotiza con precios que ya llevan IVA, no lo restes aquí: eso se resuelve con el selector de Precios del paso siguiente.

10. Repasa el panel Resumen de la derecha antes de seguir.

    

    Qué deberías verArriba, la unidad con su RUT, dirección y contacto. En medio, una línea por producto con la cantidad, la descripción y el importe. Abajo, Neto, Costo Total, Margen, Descuento, IVA (19%) y Total. Mientras no registres costos, Costo Total y Margen se quedan en cero: es lo normal en este punto.
    Corrige ahora, no después Los iconos de lápiz y papelera de cada línea sólo están disponibles mientras la cotización no tenga costos calculados. En cuanto asignes el primer costo desaparecen, y para quitar un producto tendrás que empezar de nuevo. Deja la lista cerrada antes de pasar al paso 11.

Parte 3 · Cuánto te cuesta y cuánto ganas

11. Pulsa Siguiente y elige en Precios cómo hay que entender los importes que escribiste.

    

    Qué deberías verLa tarjeta Calcular Costos a ancho completo —el panel Resumen se esconde en este paso— con tres botones: IVA incluido, Más IVA (el que viene puesto) y Exento. Al lado, la aclaración de lo que hace cada uno: Precio = neto + 19%, Precio = total con IVA o Precio = neto, cliente exento de IVA. Debajo, una fila por producto con Sin costo asignado y su botón Agregar Costo.
    Este selector cambia todos los totales Con Más IVA, al final se suma un 19 %. Con IVA incluido, Marko divide por 1,19 para obtener el neto y no vuelve a sumar nada. Con Exento, el precio es el neto y no se aplica IVA. Elígelo antes de mirar cualquier total, o los leerás mal.

12. Pulsa Agregar Costo en la primera fila.

    

    Qué deberías verLa ventana Seleccionar Proveedor y Producto. Arriba, Origen de los productos con dos pestañas, Proveedor e Inventario; debajo, el desplegable Seleccionar proveedor con los botones Nuevo y Crear, y la zona Productos, que hasta que elijas proveedor dice Seleccione un proveedor para ver sus productos. Al final, el bloque Costo manual (opcional) y tres botones: Cancelar, Confirmar selección y Confirmar costo manual.
    Tres maneras de poner el costo Elegir un producto de un proveedor ya cargado en Marko (trae su precio), tomar un ítem de Inventario, o escribir un costo manual cuando el proveedor no está registrado. Las tres terminan en la misma fila de la tabla.

13. Rellena Descripción, Monto Neto y Cantidad, y pulsa Confirmar costo manual.

    

    Qué deberías verLa ventana se cierra y la fila del producto deja de decir Sin costo asignado: ahora muestra Producto Comprado, Proveedor y Precio Costo Neto, con un lápiz para corregirla. Repite con cada producto de la cotización.
    Monto Neto es el costo por unidad Y Cantidad es la que compras, que no siempre coincide con la que vendes: si compras por caja, pon aquí la cantidad y el precio de la caja. El costo total de la línea es el producto de los dos. Descripción y Monto Neto son obligatorios —van marcados con asterisco—; Proveedor (opcional) sólo sirve para que la fila diga de quién es el precio.

14. Comprueba los cuatro totales del pie de la tabla.

    

    Qué deberías verTotal Costo Neto, Total Venta Neta, Total con IVA y Margen de Ganancia, este último en verde si es positivo y en rojo si es negativo, con su porcentaje al lado. Los importes de la imagen son de ejemplo.
    Aquí se ve si el negocio se sostiene Es el único punto del asistente donde ves el costo y la venta uno al lado del otro. Si el margen no te cuadra, vuelve atrás con la flecha de la esquina y ajusta el precio de venta antes de cerrar la cotización.

Parte 4 · Cerrarla

15. Pulsa Siguiente para llegar a Finalizar Cotización.

    

    Qué deberías verUna tarjeta con dos desplegables —el Estado, que viene en Pendiente, y la forma de pago, vacía— y un cuadro de Observaciones…. Vuelve el panel Resumen, ahora con el costo y el margen de cada línea. Arriba a la derecha, el botón verde Guardar.
    Los tres estados Pendiente, Aprobada y Rechazada. Al crearla lo normal es dejarla en Pendiente; el estado se puede cambiar después desde Comercial → Cotizaciones.

16. Abre el segundo desplegable y elige la forma de pago.

    

    Qué deberías verLas formas de pago que tenga configuradas tu empresa. Las de la imagen —AL CONTADO y los créditos a 30, 60, 90 y 120 días— son las del ejemplo; en tu cuenta saldrán las tuyas.
    Si el desplegable está vacío Tu empresa no tiene formas de pago configuradas. Se arreglan en la configuración de la empresa; la cotización se puede guardar igualmente sin ella.

17. Escribe las Observaciones y, si corresponde, teclea el descuento en el Resumen.

    

    Qué deberías verLas observaciones dentro del cuadro de texto y, en el panel de la derecha, las dos casillas de descuento —Dscto % y Dscto $— con el valor que escribiste en una y su equivalente calculado en la otra.
    Las dos casillas son la misma cosa Escribe en una o en la otra: se sincronizan solas. Un porcentaje fuera de 0–100, o un monto mayor que el neto, se descarta y el descuento vuelve a cero sin avisar. Y si dejas número en las dos, manda el mayor de los dos.

18. Comprueba en el Resumen que el descuento cambió el total.

    

    Qué deberías verLa línea Descuento con el monto, IVA (19%) recalculado sobre el neto ya rebajado y el Total final en negrita. Los importes de la imagen son de ejemplo.
    El descuento no toca el margen Margen se calcula sobre el neto sin descuento. Si vas a rebajar mucho, haz la resta tú antes de comprometerte.

19. Pulsa Guardar.

    

    Qué deberías verLa ventana Procesando cotización… mientras Marko reserva el número correlativo y escribe la cotización. Dura un instante; no pulses dos veces.
    El número no se elige Lo asigna Marko en ese momento, correlativo por empresa. Al terminar sale un aviso Cotización Nº … procesada exitosamente. y la pantalla te lleva sola al listado.

20. Comprueba la cotización recién creada en Comercial → Cotizaciones.

    

    Qué deberías verUna fila con el N° que te asignó Marko, la Unidad, quién la creó, el Estado Pendiente, el tipo Convenio Marco con el número de productos, y las columnas Total Venta, Total Costo y Margen con lo mismo que viste en el asistente. El menú de los tres puntos del final de la fila ofrece Ver detalle, Editar, Descargar PDF, Descargar con specs y Eliminar.
    Y desde aquí en adelante Buscar, filtrar por mes, cambiar el estado y descargar el PDF se hacen en esa pantalla, no en el asistente. Tiene su propio manual: Buscar, revisar y descargar tus cotizaciones.

Lo que todavía no hace

• No sube la cotización a ChileCompra. Marko la arma, la numera y genera su PDF; presentarla en el portal lo sigues haciendo tú.
• No comprueba el precio contra el catálogo del convenio. Puedes escribir cualquier precio, también uno por encima del que tienes adjudicado. La responsabilidad de respetar el precio de catálogo es tuya.
• No limita los productos a los del convenio. Agregar Manualmente deja meter cualquier cosa, esté o no en el catálogo que elegiste arriba.
• No guarda borradores. El avance vive en el navegador y se pierde al salir de la pantalla. Tampoco hay aviso al abandonar con trabajo a medias.
• No deja quitar un producto una vez calculados los costos. El lápiz y la papelera del Resumen sólo aparecen mientras la cotización no tenga costos asignados.
• No obliga a nada en el último paso. Se puede guardar sin forma de pago, sin observaciones y sin ningún costo asignado: el margen saldrá igual al total de venta.
• No cotiza para varios convenios a la vez con control de cuál es cuál. Puedes cambiar de convenio y seguir agregando, pero la cotización no guarda de qué convenio salió cada línea.
• No convierte la cotización en una venta. Cuando el organismo emita la orden de compra, entra por el circuito de OC Portal; esta pantalla no la crea.

Para consultar después

Cuando algo no sale