Manual de uso · Operaciones

Paso a paso

Dar de alta un proveedor y cargarle sus productos

Antes de poder comprarle a alguien, ese alguien tiene que existir en Marko. Este manual recorre el circuito entero: crear la ficha del proveedor con su RUT y su forma de pago, dejarle un contacto anotado y cargarle su lista de precios —producto a producto y de golpe desde un Excel—. El catálogo que dejes cargado es el que después te aparece como costo al cotizar una Compra Ágil y al armar una orden de compra a proveedor.

Los pasos

Parte 1 · La ficha del proveedor

1. Abre Operaciones en el menú lateral y entra en Proveedores.

   

   Qué deberías verLa lista de proveedores de tu empresa, ordenada por razón social, con las columnas Proveedor, Rut, Dirección y Método de Pago. Arriba, el buscador y tres botones: Nuevo Proveedor, Comparar Precios y uno verde sin texto que exporta la lista a un archivo.
   El botón verde sólo baja datos, no los subeExporta a un archivo .csv separado por punto y coma con RUT, nombre, dirección, comuna y método de pago de todos los proveedores vigentes. No existe la operación inversa: los proveedores se crean de uno en uno.

2. Escribe el nombre del proveedor en Buscar proveedor... para comprobar que no lo tienes ya cargado.

   

   Qué deberías verLa tabla se filtra mientras escribes, sin pulsar nada. Si no hay coincidencias, aparece No se encontraron proveedores y ya puedes crearlo.
   Búscalo por nombre, no por RUTEl buscador compara el RUT tal como está guardado, y no todos están guardados igual: los creados desde esta pantalla quedan sin puntos (77123456-9) y los que vienen de cargas antiguas pueden tenerlos. Un RUT escrito con puntos puede no encontrar nada aunque el proveedor exista. El nombre y la razón social sí funcionan siempre.

3. Pulsa Nuevo Proveedor.

   

   Qué deberías verUna ventana titulada Creando Proveedor —el botón se llama de una manera y la ventana de otra, es la misma cosa— con los campos Rut, Nombre Fantasía, Razón Social, Dirección y Comuna, y más abajo el bloque Datos de pago. El botón Guardar, arriba a la derecha, está apagado.

4. Escribe el RUT con guion y dígito verificador.

   

   Qué deberías verMarko lo valida a medida que escribes. Si el dígito verificador no calza, el campo se muestra con puntos y aparece Rut Inválido! en rojo debajo. Cuando el RUT es correcto, el mensaje desaparece, el campo se queda sin puntos y el botón Guardar se enciende en azul.
   El RUT es la identidad del proveedor y no se cambia Una vez creado, en su ficha el RUT aparece en gris con la nota El RUT no puede ser modificado. Si te equivocas, no hay corrección posible: hay que crear el proveedor de nuevo y eliminar el anterior. Compruébalo antes de guardar.

5. Completa Nombre Fantasía, Razón Social, Dirección y Comuna.

   

   Qué deberías verLos cuatro campos rellenos y Guardar en azul. En la lista, la columna Proveedor mostrará la razón social arriba y el nombre fantasía en negrita debajo, así que conviene escribir los dos.
   Marko sólo te exige el RUTTodo lo demás puede quedar en blanco y el proveedor se crea igual, pero después aparece en la lista sin nombre y es imposible de buscar. Rellena al menos la razón social.

6. Rellena Datos de pago: monto de crédito, forma de pago y observaciones.

   

   Qué deberías verMonto de Crédito acepta sólo números —el cupo que te da ese proveedor—, Forma de pago es texto libre y es exactamente lo que se verá en la columna Método de Pago de la lista, y Observaciones es una nota interna para tu equipo.
   No hay lista de formas de pagoAl ser texto libre, cada persona puede escribirlo distinto y la lista termina con transferencia, TRANSFERENCIA y Transf. 30 días conviviendo. Acuerden una forma de escribirlo y respétenla.

7. Pulsa Guardar.

   

   Qué deberías verUn aviso Proveedor creado arriba a la derecha, la ventana que se cierra sola y la lista que se recarga con el proveedor nuevo ya dentro.

8. Busca el proveedor recién creado para comprobar cómo quedó.

   

   Qué deberías verUna fila con la razón social y el nombre fantasía, el RUT ya formateado con puntos —así se muestra siempre, aunque por dentro se guarde sin ellos—, la dirección y el método de pago que escribiste.

9. Abre el menú de tres puntos al final de la fila.

   

   Qué deberías verCuatro acciones: Ver detalle, Ver productos, Ver contactos y, separado abajo, Eliminar en rojo. Este menú es la única puerta a las pantallas de productos y de contactos.
   AtajoPulsar el nombre del proveedor en la lista hace lo mismo que Ver detalle.

10. Pulsa Ver detalle para abrir la ficha completa.

    

    Qué deberías verUna ventana Detalle de Proveedor con el nombre y el RUT en el título y cuatro pestañas: Resumen, Órdenes de Compra, Facturas de Compra e Información. En un proveedor recién creado todo está en $0 y No hay datos para mostrar: el resumen se llena solo, con las órdenes de compra y las facturas que le vayas registrando.
    El rango de fechas manda sobre todo lo demásDesde y Hasta se eligen por mes y arrancan los dos en el mes actual. Las cuatro tarjetas y las pestañas de órdenes y facturas sólo cuentan lo que cae dentro de ese rango: si buscas compras del año pasado, muévelo antes de sacar conclusiones.

11. Entra en la pestaña Información para revisar o corregir los datos.

    

    Qué deberías verLos mismos campos del alta, editables, salvo el Rut, que aparece en gris con el aviso El RUT no puede ser modificado. Para guardar los cambios se usa Actualizar, abajo a la derecha; Cerrar sale sin guardar nada.

Parte 2 · Los contactos

12. En el menú de tres puntos del proveedor entra en Ver contactos y pulsa Nuevo Contacto.

    

    Qué deberías verLa pantalla Contactos Del Proveedor, con la razón social como título y No se encontraron contactos si es el primero. Al pulsar el botón se abre Nuevo Contacto, que pide Nombre, Cargo, Email y Teléfono: los cuatro llevan asterisco y los cuatro son obligatorios.

13. Rellena los cuatro campos y pulsa Guardar.

    

    Qué deberías verEl aviso Éxito · Contacto creado correctamente y, al aceptar, el contacto en la tabla con su nombre, cargo, email y teléfono. Puedes cargar tantos como necesites: ventas, despacho, facturación.
    Todos los contactos valen lo mismoNo hay contacto principal ni área a la que asignarlo: es una lista plana. Si necesitas distinguirlos, escríbelo en el Cargo (Ejecutiva de ventas, Facturación).
    Para volverEl botón Volver, arriba a la izquierda, te devuelve a la lista de proveedores.

Parte 3 · El catálogo de productos

14. Vuelve a Proveedores y, en el menú de tres puntos del proveedor, entra en Ver productos.

    

    Qué deberías verLa pantalla Productos Del Proveedor con la razón social, el buscador y tres botones: Nuevo Producto, Carga Masiva y uno rojo con una papelera. Si el proveedor es nuevo: No se encontraron productos y 0 productos abajo.
    Ojo con el botón rojo de la cabeceraNo borra una fila: borra el catálogo entero de ese proveedor. No tiene etiqueta, sólo el icono de papelera. Está explicado en Los botones que borran.

15. Pulsa Nuevo Producto y rellena la ficha del producto.

    

    Qué deberías verLa ventana Nuevo Producto con SKU, Descripción *, Precio Neto *, Categoría, Unidad, Marca, Palabras clave, un selector de imagen y Especificaciones Técnicas. El botón Guardar se enciende en cuanto hay descripción y precio.
    Rellena también los cuatro campos «opcionales»Hoy, si dejas en blanco Categoría, Unidad, Marca o Palabras clave, al guardar sale Error · No se pudo crear el producto, el producto no se crea y la ventana ya se cerró, así que pierdes lo escrito. Aunque no lleven asterisco, rellénalos siempre.
    El precio va sin IVA y sin decimalesPrecio Neto es el costo neto que te cobra el proveedor, en pesos enteros. El IVA se calcula después, donde se use el producto.
    El SKU identifica al productoSi escribes un SKU que ya existe en ese proveedor, el producto anterior se reemplaza sin preguntar. Si lo dejas vacío, Marko genera un código interno y no podrás actualizar ese producto desde un Excel.

16. Pulsa Guardar.

    

    Qué deberías verÉxito · Producto creado correctamente y la fila en la tabla, con el precio ya formateado ($1.290). En las columnas estrechas Imagen y Esp. aparece un icono verde si el producto trae foto o especificaciones técnicas. Abajo, el contador de productos.

17. Para cargar la lista completa de una vez, pulsa Carga Masiva.

    

    Qué deberías verLa ventana Cargar Lista de Precios, que te recuerda las columnas obligatorias —sku, description, netPrice— y las opcionales —category, unit, brand, keywords—. El botón Cargar está apagado hasta que elijas un archivo.
    No hay plantilla que descargarEl archivo lo armas tú en Excel. Basta una hoja con esos nombres de columna en la primera fila, escritos así, en inglés. El detalle de cada columna está en Para consultar después.

18. Elige el archivo .xlsx con la lista de precios.

    

    Qué deberías verEl nombre del archivo bajo el selector y la línea Archivo seleccionado: con ese mismo nombre. Cargar se enciende en azul.
    Cómo se lee el precioDe la columna netPrice Marko se queda sólo con los dígitos: $1.290 se entiende bien como 1.290, pero 1.290,50 se convierte en 129.050. Escribe los precios como número entero, sin símbolos ni decimales.
    Sólo se lee la primera hojaSi el Excel trae varias pestañas, las demás se ignoran.

19. Pulsa Cargar y espera a que termine.

    

    Qué deberías verPrimero Procesando archivo..., después Guardando productos... con el avance por lotes, y al final Proceso Completado con el número de productos cargados. Si alguna fila se descartó, debajo aparece un recuadro Advertencias durante el proceso diciendo qué fila y por qué.
    El número que ves son filas, no productos nuevosCuenta las filas válidas del archivo. Si un SKU ya existía, se reemplaza y sigue contando como uno: no significa que hayas sumado esa cantidad al catálogo.

20. Revisa el catálogo cargado.

    

    Qué deberías verLa tabla con SKU, Descripción, Precio Neto, Categoría, Unidad, Marca, Keywords, Imagen, Esp. y Acciones, ordenada por descripción y paginada de diez en diez, con el total abajo. Las columnas de datos se reordenan pulsando su título.
    La carga masiva reemplaza el producto enteroEn esta captura, ACE-1000 es el producto que habíamos cargado a mano: el Excel traía el mismo SKU, así que pasó de $1.290 a $1.350 y perdió sus especificaciones técnicas (el icono verde de Esp. desapareció). La carga masiva no completa lo que ya había: lo pisa con lo que trae el archivo. Las fotos y las especificaciones se vuelven a cargar a mano después.

21. Busca un producto para comprobar que quedó bien cargado.

    

    Qué deberías verLa tabla se filtra mientras escribes. Busca por SKU, descripción, categoría, unidad, marca y palabras clave a la vez: en el ejemplo, conserva encuentra el atún por su categoría y por sus palabras clave. El contador de abajo se ajusta al resultado.
    Para eso sirven categoría, marca y palabras claveAdemás de buscar aquí, son los datos con los que Marko empareja tus productos con lo que piden los organismos en Compra Ágil. Un catálogo con buenas palabras clave se aprovecha mucho mejor.

22. Cuando el proveedor cambie un precio, ábrelo con el lápiz azul de la fila y corrígelo.

    

    Qué deberías verLa ventana Editar Producto con los datos cargados. Cambias el Precio Neto, pulsas Guardar y aparece Éxito · Producto actualizado correctamente.
    No dejes en blanco los campos de abajoIgual que al crear: si vacías Categoría, Unidad, Marca o Palabras clave, sale Error · No se pudo actualizar el producto y el cambio no se guarda.
    Para muchos precios, mejor el ExcelCambiar precios uno a uno sólo compensa para dos o tres. Si el proveedor manda lista nueva, vuelve a la Carga Masiva: reemplaza cada producto por SKU.

Los botones que borran

En estas tres pantallas hay tres formas distintas de borrar, y no se comportan igual.

Lo que todavía no hace

• No importa proveedores desde un archivo. El botón verde de la lista sólo exporta. Los proveedores se crean de uno en uno.
• No valida el RUT contra el SII ni trae la razón social sola. Comprueba el dígito verificador y que no esté repetido; el resto lo escribes tú.
• No hay plantilla descargable para la carga masiva de productos: el Excel se arma a mano con las columnas indicadas.
• La carga masiva no deja revisar antes de confirmar. Escribe directo sobre el catálogo; el resumen lo ves cuando ya está hecho.
• La carga masiva no trae imágenes ni especificaciones técnicas, y borra las que hubiera en un producto con el mismo SKU. Esas dos cosas sólo se cargan producto a producto.
• No guarda histórico de precios. Al actualizar un precio, el anterior no queda registrado en ninguna parte.
• No hay estado activo o descontinuado, ni en el proveedor ni en el producto: o está en la lista, o se elimina.
• No hay stock ni plazo de entrega por producto. La ficha guarda descripción, precio, categoría, unidad, marca, palabras clave, foto y especificaciones; nada más.
• El crédito y la forma de pago son informativos. Nadie calcula ni bloquea nada con ellos: son un número y un texto que tú lees.
• El proveedor no se comparte entre empresas. Vive dentro de la empresa activa; si trabajas con dos, hay que crearlo en cada una.
• No queda registro de quién creó o cambió la ficha del proveedor.

Para consultar después

Cuando algo no sale