Manual de uso · Operaciones

Paso a paso

Recepcionar la mercadería de una OC a proveedor

Llegó el camión del proveedor con la guía de despacho en la mano. Antes de guardar nada en bodega hay que cotejar lo que llegó contra lo que se pidió y dejarlo registrado en Marko: qué producto, cuánto, con qué documento y quién lo recibió. Este manual recorre esa tarea entera desde OC Proveedores, incluyendo el caso más habitual —que llegue menos de lo pedido y haya que recibir el resto otro día— y cómo anular una recepción mal hecha.

Los pasos

Parte 1 · Encontrar la OC

1. Abre Operaciones en el menú lateral y entra en OC Proveedores.

   

   Qué deberías verEl grupo Operaciones abierto con OC Portal, Proveedores, OC Proveedores, OC Proveedores (Kanban) e Inventario. Arriba del menú, el selector de Empresa te dice sobre cuál estás trabajando: las OC son de cada empresa, así que cámbiala antes de seguir si tienes más de una.

2. Ajusta Desde y Hasta al mes en que se creó la OC y pulsa Buscar.

   

   Qué deberías verLa tabla se recarga con las OC de ese rango de meses. Los dos campos son meses, no días, y la pantalla arranca siempre en el mes actual: si la OC es de hace tres meses y no tocas el periodo, no va a aparecer por más que la busques.

3. Escribe el número de la OC —o el nombre del proveedor— en Búsqueda.

   

   Qué deberías verLa lista reducida a la OC que buscas. Fíjate en dos cosas de la fila: el estado Aprobada en la columna Estados —es el estado desde el que se puede recibir— y el número de productos bajo el total, que es lo que vas a tener que cotejar.
   
   El recuadro negro v1 junto al número es la versión de la OC. La mayoría son v1; las v2 son las de varios convenios y se comportan algo distinto (lo tienes en Para consultar después).
   Los desplegables de estado no acotan la lista Estado de la OC, Estado de pago y Método de pago se dejan elegir, pero la tabla sigue mostrando lo mismo. Para llegar a tu OC usa el periodo y el buscador.

Parte 2 · Registrar lo que llegó

4. Pulsa el botón ⋮ al final de la fila y elige Recibir mercadería.

   

   Qué deberías verUn menú corto con Descargar, Descargar sin datos de cliente, Recibir mercadería, Cambiar estado, Ver historial de cambios y Vincular Factura. Si entras con un usuario de Bodega verás exactamente estas; un Manager verá además Editar, Anular y las de pago.
   Si no aparece Recibir mercadería Es por el estado de la OC: la opción sólo se ofrece cuando está Aprobada, Mercadería recibida parcialmente o Mercadería no recibida. En una OC Pendiente de aprobar, ya recibida del todo o anulada, no está.

5. Reconoce la ventana antes de teclear nada: se llama Recibir OC Proveedor Nº ….

   

   Qué deberías verEl número de la OC en el título y, debajo, el proveedor con su RUT: es tu primera comprobación de que abriste la OC correcta y de que el camión que tienes delante es de ese proveedor. Más abajo, los campos del documento, Adjuntar Archivos y la tabla Productos con una fila por producto de la OC.
   A veces hay avisos arriba Si la OC trae comentarios o el proveedor tiene observaciones, aparecen en dos tarjetas —Consideraciones de la OC y Consideraciones del Proveedor— sobre los campos. Léelas: suelen decir cosas como en qué horario recibe el proveedor o qué hay que revisar al descargar.

6. Elige el Tipo de Documento, escribe su número en Número/Folio del Documento y resume en Observaciones lo que pasó con la entrega.

   

   Qué deberías verEl tipo elegido entre Guía de Despacho, Factura de Compra y Otro, y el folio tal cual viene impreso en el papel. Las Observaciones son el sitio donde explicas lo que los números no cuentan: qué faltó, qué venía golpeado, qué prometió el transportista.
   Adjunta la evidencia El botón Adjuntar Archivos admite varios a la vez: la foto de la guía firmada, la del pallet golpeado, el correo del proveedor. Al elegirlos aparece la lista Archivos seleccionados y se suben al guardar la recepción, no antes.

7. Lee las seis columnas de la tabla Productos antes de tocar ninguna casilla.

   

   Qué deberías verUna fila por producto, y en cada una: Cantidad Original (lo que se pidió), Cantidad Recibida Anteriormente (lo que ya entró en recepciones anteriores), Por Recibir en naranja (el saldo, que es la cifra que importa) y Cantidad a Recibir Ahora, que viene precargada con ese mismo saldo.

8. Marca la casilla Recibido de cada producto que efectivamente llegó.

   

   Qué deberías verLa casilla azul marcada y la columna Cantidad a Recibir Ahora rellena con el saldo pendiente de esa fila. Si la desmarcas, esa cantidad vuelve a 0: es la forma rápida de decir «de este producto no llegó nada».
   Un producto sin marcar no se recibe Deja sin marcar sólo lo que no llegó. Si guardas la recepción sin marcar ninguna casilla, la OC queda en Mercadería no recibida: es un registro válido —«vino el camión y no traía nada»— pero no es lo que quieres si algo sí llegó.

9. Si de algún producto llegó menos de lo pedido, corrige su Cantidad a Recibir Ahora.

   

   Qué deberías verLa cantidad que tecleaste en la casilla, con Por Recibir todavía mostrando el saldo anterior —esa columna se actualiza al guardar, no mientras escribes—. En el ejemplo llegaron 30 de 38 acelgas: el resto queda pendiente para una segunda recepción.
   Nadie te va a frenar si te pasas El campo deja teclear más de lo que queda Por Recibir. La columna naranja es tu único control: si el proveedor mandó de más, recibe hasta el saldo y deja el excedente fuera de la OC.

10. Pulsa Guardar Recepción.

    

    Qué deberías verEl aviso Recepción guardada correctamente arriba a la derecha, la ventana cerrada y la lista recargándose sola. Si en su lugar sale un mensaje de error, no se guardó nada: vuelve a abrir Recibir mercadería y repite.

Parte 3 · Comprobar el registro

11. Busca otra vez la OC en la lista y mira la columna Estados.

    

    Qué deberías verEl primer badge cambiado a Mercadería recibida parcialmente, en amarillo, porque quedó saldo pendiente. Si hubieras recibido todo, diría Mercadería recibida. El estado lo calcula Marko solo, comparando lo recibido con lo pedido en cada producto: no hay que elegirlo a mano.
    
    Ojo: tras guardar, la lista se recarga entera y el buscador se queda con el texto pero sin aplicar. Vuelve a escribir el número para reencontrar la OC.

12. Abre otra vez el ⋮ de la fila y elige Ver recepción(es) de mercadería.

    

    Qué deberías verUna opción nueva en el menú que antes no estaba: aparece en cuanto la OC tiene al menos una recepción registrada. Esta sí la ve cualquiera que entre a la pantalla, no sólo Bodega.

13. Lee la pestaña Resumen por Producto de la ventana Detalle de Recepciones.

    

    Qué deberías verArriba, Progreso General de Recepción con el porcentaje sobre el total de unidades pedidas y el estado de la OC al lado. Abajo, una fila por producto con Cantidad Solicitada, Cantidad Recibida, Por Recibir y un badge Completo o Pendiente. Esta tabla es la respuesta a «¿qué le falta por traer a este proveedor?».

14. Cambia a la pestaña Historial de Recepciones.

    

    Qué deberías verUna ficha por recepción —Recepción #1, #2…— con su fecha y hora, el badge Completada, quién la registró en Recibido por, el folio, tus observaciones y el detalle de cuánto se recibió de cada producto. Los archivos que hayas adjuntado salen al final de la ficha como enlaces de descarga.
    El folio siempre se rotula «Folio Factura» Aunque hayas elegido Guía de Despacho en el tipo de documento, esta ficha lo muestra como Folio Factura. Es sólo la etiqueta: el número que guarda es el que tecleaste.

Parte 4 · Recibir el saldo

15. Cuando llegue el resto, repite ⋮ → Recibir mercadería sobre la misma OC.

    

    Qué deberías verLa tabla ya con memoria: Cantidad Recibida Anteriormente con lo que entró la vez pasada y Por Recibir con el saldo real. Los productos ya completos aparecen con 0 por recibir; déjalos sin marcar. Marca sólo la fila que llega ahora y guarda: se crea una segunda recepción, no se pisa la primera.

16. Comprueba el estado de la OC en la lista.

    

    Qué deberías verEl badge en Mercadería recibida, en azul. Marko lo pone solo cuando todos los productos llegaron a su cantidad pedida. Con eso, la OC deja de aparecer como pendiente para quien revisa entregas del proveedor.

17. Vuelve a Ver recepción(es) de mercadería y confirma el cierre.

    

    Qué deberías ver100 % en la barra, Total de recepciones: 2 y los dos productos en Completo con 0 por recibir. Ése es el cierre limpio de la orden por el lado de bodega.

Parte 5 · Si te equivocaste: anular

18. En Historial de Recepciones, pulsa Anular en la ficha de la recepción equivocada.

    

    Qué deberías verEl botón rojo Anular junto al badge Completada, en la esquina de la ficha. Sólo lo tienen Bodega y Manager, y sólo en las recepciones que aún no están anuladas.
    
    Fíjate también en que la ficha lista todas las líneas de la OC, incluidas las que fueron en 0 con la etiqueta No Recibido: así queda constancia de que ese producto se miró y no llegó.

19. Escribe el Motivo de anulación y pulsa Sí, anular.

    

    Qué deberías verEl aviso ¿Anular recepción? diciéndote qué número vas a anular y que «esta acción permitirá volver a recibir esta mercadería». El motivo es opcional, pero escríbelo: es lo único que después explica por qué esa recepción no cuenta.

20. Espera a que termine sin cerrar la ventana.

    

    Qué deberías verPrimero Anulando recepción… con un giro de espera, y después ¡Anulada!. La anulación la hace el servidor y puede tardar hasta medio minuto la primera vez del día: no recargues la página mientras tanto.

21. Pulsa Cerrar y vuelve a abrir el detalle de recepciones.

    

    Qué deberías verLa ficha con el badge rojo Anulada y un recuadro Recepción Anulada con Anulada por, Fecha de anulación y el Motivo. La recepción no se borra —queda como constancia— pero deja de contar: sus cantidades vuelven a Por Recibir y el estado de la OC retrocede solo a Mercadería recibida parcialmente o, si no queda ninguna recepción viva, a Aprobada.

Lo que la recepción todavía no hace

• No mueve el inventario en las OC normales. Recibir mercadería actualiza la OC del proveedor, no el stock de Inventario. El ingreso automático a bodega sólo ocurre en las OC marcadas v2, y sólo en los productos que llevan el distintivo Va a inventario.
• No distingue lo dañado de lo que no llegó. No hay marca de «no conforme» ni de devolución: un producto que llegó roto se registra recibiendo menos cantidad y explicándolo en Observaciones.
• No reclama al proveedor. El saldo pendiente queda a la vista en Por Recibir, pero nadie recibe un aviso: pedir los faltantes se sigue haciendo por teléfono o correo.
• No compara la factura con lo recibido. Puedes anotar el folio, pero Marko no valida que lo facturado coincida con lo que entró a bodega.
• No se corrige una recepción: se anula y se rehace. No hay forma de editar la cantidad de una recepción ya guardada.
• Anular no deshace el ingreso al inventario en las OC v2: el stock que sumó esa recepción se queda sumado y hay que corregirlo a mano desde Inventario.
• En las OC v2 los archivos adjuntos no se guardan. Si la OC lleva el distintivo v2, adjunta la evidencia por otra vía; en las v1 los adjuntos sí quedan en la ficha de la recepción.
• No hay un listado de recepciones del día. Cada recepción se consulta desde su propia OC; no existe una pantalla que las junte todas ni un informe por proveedor.

Para consultar después

Cuando algo no sale