Manual de uso · Operaciones

Paso a paso

Registrar un movimiento manual de inventario

El inventario de Marko lleva la cuenta de lo que hay en bodega. Parte del stock se mueve solo —cuando recibes la mercadería de una OC a proveedor, o cuando abasteces una OC de convenio—, pero lo demás lo registras tú: lo que entró sin OC, lo que se consumió, lo que se rompió, lo que faltó al contar. Este manual recorre ese circuito entero: dar de alta un producto, registrar una entrada y una salida y leer el historial que explica por qué el stock dice lo que dice.

Los pasos

Parte 1 · Lo que ya hay en bodega

1. Abre Operaciones en el menú lateral y entra en Inventario.

   

   Qué deberías verLa cabecera Gestión De Inventario y, dentro de la tarjeta, dos pestañas: Items de Inventario —la que se abre— y Movimientos. Arriba a la izquierda, el selector de Empresa te dice sobre qué bodega estás trabajando.
   Dos pestañas y una sola ideaItems de Inventario es la foto: qué productos hay y cuánto queda de cada uno. Movimientos es la película: cada entrada y cada salida que llevó el stock hasta esa cifra. Todo lo que hagas en la primera aparece en la segunda.

2. Recorre la tabla de items y la barra de botones que tiene encima.

   

   Qué deberías verUna fila por producto con SKU, Nombre (y debajo su categoría), Marca, Stock Actual, Costo Unitario, Próx. Vencimiento, Estado y un menú ⋮ al final. Encima, cinco botones: Crear Item, Carga Masiva, Movimiento, Exportar Excel y Ver Inactivos.
   Cómo se lee el Stock ActualVa en formato cantidad × formato + unidad. 200 x caja son doscientas cajas; 5 x 900ml, cinco envases de 900 ml; 38 x 1lt, treinta y ocho litros de a uno. El número que cuenta para el stock es siempre el primero.
   La lista trae sólo los productos activosUn producto desactivado desaparece de aquí, pero no se borra: sus movimientos siguen en el historial. Para verlo otra vez, pulsa Ver Inactivos; el botón cambia a Solo Activos para volver.

3. Baja al final de la tabla y lee Total Inventario Valorizado.

   

   Qué deberías verUna franja azul con el valor total y, debajo, cuántos productos entraron en esa suma: «9 de 106 items con costo asignado». Se calcula multiplicando el stock por el costo unitario de cada producto, y sólo entran los que tienen costo.
   El costo no sale de los movimientosEl Costo Unitario de esta tabla se fija con la opción Asignar costo del menú ⋮. Lo que escribas como costo en un movimiento queda guardado en ese movimiento, pero no cambia el costo del producto ni el inventario valorizado. Por eso la mayoría de los productos dice Sin costo.

4. Escribe en Buscar el SKU, el nombre o la marca de lo que necesitas.

   

   Qué deberías verLa tabla se reduce mientras escribes, sin pulsar nada, y el pie recalcula el total sobre lo que quedó a la vista. El desplegable Categoría filtra por las categorías que ya existen en tus productos: no es una lista fija, se arma sola con lo que hayas escrito al crearlos.

Parte 2 · Dar de alta un producto

5. Pulsa Crear Item.

   

   Qué deberías verLa ventana Crear Item de Inventario, con ocho campos y la casilla Producto activo ya marcada. Sólo tres cosas son obligatorias, y llevan asterisco: Nombre, Unidad de Medida y Stock Inicial. El botón Guardar está apagado hasta que estén las tres.

6. Escribe el Nombre del producto y, si lo tienes, su SKU.

   

   Qué deberías verEl nombre es el que vas a ver en todas las listas y en el buscador, así que conviene que diga formato y todo: Arroz grano largo 1 kg. El SKU aparece en negrita en la primera columna de la tabla.
   El SKU es opcional, pero únicoSi lo dejas en blanco, Marko genera uno solo, de ocho caracteres, del estilo 4164ED45 —son los que ves en la tabla sin código propio—. Si lo escribes tú y ya existe en otro producto, al guardar sale «El SKU ya existe. Por favor, use un SKU diferente.» y no se crea nada.

7. Rellena Marca y Categoría.

   

   Qué deberías verLos dos son de texto libre y ninguno es obligatorio. La Categoría sí tiene consecuencia: se suma sola al desplegable Categoría de la tabla, así que escribirla igual que en el resto de los productos —Cereales, no cereales— es lo que hace que el filtro sirva de algo. Y la Marca es uno de los campos por los que busca el buscador.

8. Elige la Unidad de Medida y escribe el Formato.

   

   Qué deberías verLa unidad es una lista cerrada de cinco: un, kg, gr, lt y ml. El Formato es la cantidad que trae cada unidad de empaque, y la propia ventana lo explica: «Cantidad por unidad de empaque (ej: 900 gramos por bolsa)». Una bolsa de 900 g es formato 900 con unidad gr; un saco de un kilo es formato 1 con unidad kg.
   Si ves unidades raras en la tabla, son de antesProductos cargados hace tiempo pueden mostrar unidades que ya no están en esta lista —200 x caja—. Se siguen viendo tal cual, pero un producto nuevo sólo puede usar una de las cinco.

9. Escribe el Stock Inicial y revisa la ventana entera antes de guardar.

   

   Qué deberías verEl botón Guardar encendido en azul. El Stock Inicial admite 0, y ése es el valor con el que viene.
   Empieza en cero y registra la entrada como movimientoÉsta es la única vez que puedes escribir el stock a mano: al editar el producto después, el campo pasa a llamarse Stock Actual, queda de sólo lectura y avisa «Para modificar el stock, use movimientos de inventario». Si cargas aquí las 120 unidades que tienes, el historial nace vacío y nadie sabrá de dónde salieron; si empiezas en 0 y registras un ingreso, queda la fecha, el motivo y quién lo hizo.

10. Pulsa Guardar.

    

    Qué deberías verEl aviso Item creado correctamente, la ventana cerrada y el producto ya en la tabla, ordenado por nombre. Nace Activo, con el stock que escribiste y con Sin costo en la columna de costo unitario.

Parte 3 · Registrar una entrada

11. Pulsa Movimiento, el botón azul de la barra superior.

    

    Qué deberías verLa ventana Crear Movimiento de Inventario. La Fecha viene puesta con la de hoy y el Costo Total en $0: ese campo no se escribe, se calcula. Cinco campos llevan asterisco —Producto, Tipo de Movimiento, Motivo, Fecha y Cantidad—; hasta que estén los cinco, Guardar Movimiento sigue apagado.

12. Abre Producto y escribe para buscarlo.

    

    Qué deberías verUna lista que se va filtrando con lo que escribes y que muestra cada producto como SKU - Nombre (Marca). Sirve tanto el SKU como el nombre. La cruz del extremo derecho vacía la selección.
    Sólo salen los productos activosLa lista de esta ventana trae los mismos productos que la tabla: si tienes puesto Solo Activos —lo normal—, los desactivados no aparecen. Si no encuentras uno que juras que existe, compruébalo en la pestaña Items de Inventario con Ver Inactivos.

13. Elige Tipo de Movimiento → Ingreso.

    

    Qué deberías verAbajo aparece una caja azul con el nombre del producto y su Stock actual: es tu control de que elegiste el correcto. Sólo hay dos tipos, Ingreso y Salida: el primero suma al stock, el segundo resta.
    Cambiar el tipo vacía el motivoEs a propósito: cada tipo tiene sus propios motivos. Si te equivocas de tipo y lo cambias, tendrás que volver a elegir el motivo.

14. Elige el Motivo y comprueba la Fecha.

    

    Qué deberías verTres motivos de entrada: Compra a proveedor, Devolución de cliente y Ajuste de inventario (+). El motivo es lo que después te deja entender el historial, así que vale la pena elegirlo bien: un ajuste positivo no es lo mismo que una compra.
    La fecha se guarda, pero se lee corridaLa Fecha que pongas aquí es la del movimiento. En la pestaña Movimientos esa fecha se muestra con hora, y como se guarda a medianoche universal, en Chile se lee como el día anterior a las 20:00 —un movimiento del 1 de septiembre aparece como 8/31/26, 8:00 PM—. Para saber cuándo se registró de verdad, mira Fecha de creación en el detalle del movimiento (paso 26).

15. Escribe la Cantidad y, si la conoces, el Costo Unitario.

    

    Qué deberías verEl Costo Total calculándose solo —cantidad × costo unitario— y la caja azul añadiendo una línea: Stock después del movimiento. Ahí ves a cuánto vas a dejar el producto antes de guardar. La cantidad va en unidades de stock, no en kilos ni litros: 120 significa 120 sacos de 1 kg.
    Ese costo no cambia el costo del productoQueda registrado en el movimiento y sale en la columna Costo del historial, pero el Costo Unitario de la tabla de items —y con él el inventario valorizado— sigue igual. Para tocarlo hay que usar Asignar costo en el menú ⋮ del producto.

16. Pulsa Guardar Movimiento.

    

    Qué deberías verEl aviso Movimiento creado correctamente, la ventana cerrada y el Stock Actual del producto ya sumado en la tabla. El movimiento y el stock se guardan en la misma operación: o entran los dos, o no entra ninguno.

Parte 4 · Registrar una salida

17. En la fila del producto, abre el menú ⋮ y elige Crear movimiento.

    

    Qué deberías verSiete opciones: Ver detalle, Editar, Ver movimientos, Crear movimiento, Gestionar vencimientos, Asignar costo y, separada abajo, Desactivar. Es el mismo formulario del botón Movimiento, pero con el producto ya puesto: un paso menos y un error menos.
    Las otras opciones del menú, en una líneaVer detalle muestra la ficha del producto; Editar cambia sus datos —el stock no—; Ver movimientos es el paso 22; Gestionar vencimientos lleva las fechas de vencimiento por lote, que alimentan la columna Próx. Vencimiento; Asignar costo fija el costo unitario; y Desactivar lo saca de las listas sin borrarlo.

18. Elige Tipo de Movimiento → Salida.

    

    Qué deberías verEl Producto ya relleno y la caja azul con su stock. En Motivo, ahora, los cinco de salida: Venta a cliente, Devolución a proveedor, Ajuste de inventario (-), Consumo interno y Pérdida o daño.

19. Escribe una cantidad mayor que el stock, sólo para ver qué hace Marko.

    

    Qué deberías verLa línea Stock después del movimiento en rojo, con el número negativo y el aviso (Stock insuficiente), y Guardar Movimiento apagado. Marko no deja que una salida manual deje el stock bajo cero.
    Si el stock no alcanza, el problema es anteriorQue no cuadre suele significar que falta registrar una entrada —mercadería que llegó y nadie ingresó— o que sobra una salida. Regístralas en el orden real; forzar la cifra desde el producto no se puede, y para eso están los motivos de Ajuste de inventario.

20. Corrige la Cantidad y escribe una Descripción.

    

    Qué deberías verEl stock resultante en verde y el botón otra vez encendido. La Descripción es opcional, pero es la única columna del historial donde cabe una explicación en tus palabras: sin ella, dentro de un mes el movimiento será sólo un número y un motivo.

21. Pulsa Guardar Movimiento.

    

    Qué deberías verMovimiento creado correctamente arriba a la derecha y el Stock Actual ya rebajado: 120 menos 12 quedan 108.

Parte 5 · Leer el historial

22. Abre otra vez el menú ⋮ del producto y elige Ver movimientos.

    

    Qué deberías verMarko salta a la pestaña Movimientos con un aviso azul, Filtrando movimientos del item, y sólo las líneas de ese producto: las dos que acabas de crear, la salida en rojo con -12 y la entrada en verde con +120. Abajo, el recuento: «Mostrando 2 de 14 movimientos».
    El aviso puede quedarse en puntos suspensivosA veces el nombre del producto no alcanza a cargarse y el aviso dice «Filtrando movimientos del item: …». Es sólo el rótulo: el filtro está aplicado y las líneas que ves son las correctas.

23. Pulsa Ver todos los movimientos.

    

    Qué deberías verEl historial entero de la empresa, del más nuevo al más viejo, con Fecha, Tipo, Producto, Cantidad, Motivo, Documento, Costo, Usuario y Descripción. Aquí no están sólo los tuyos: también los que generó Marko solo.
    Cómo reconocer los movimientos automáticosLos que vienen de recibir la mercadería de una OC a proveedor traen una etiqueta OC #909 en la columna Documento que lleva a esa orden. Los que salieron al abastecer una OC de convenio aparecen con el motivo en crudo, salida_oc_convenio, porque no es uno de los motivos que puedes elegir tú. Los tuyos, creados a mano, llevan siempre la columna Documento en «—».

24. Filtra el historial por Tipo, por texto o por rango de fechas.

    

    Qué deberías verEl recuento del pie cambiando —«Mostrando 7 de 14 movimientos»— y sólo las líneas que cumplen. Buscar mira el nombre y el SKU del producto, la descripción y el motivo. Fecha Desde y Fecha Hasta acotan por la fecha del movimiento.
    El filtro de fechas y la columna Fecha no siempre coincidenEl filtro trabaja con la fecha guardada y la columna la muestra corrida a tu hora local (ver el paso 14), así que un movimiento que la tabla enseña como del 31 de agosto puede aparecer igualmente cuando filtras desde el 1 de septiembre. Si buscas algo de un día concreto, dale un día de margen a cada lado.

25. Abre el menú ⋮ de uno de tus movimientos.

    

    Qué deberías verVer detalle siempre. Editar y Eliminar sólo aparecen en movimientos tuyos y recién hechos: editar, dentro de las 24 horas; eliminar, dentro de las 2. Pasado ese rato, el menú se queda con una sola opción.

26. Elige Ver detalle.

    

    Qué deberías verLa ventana Detalle del Movimiento con todo lo que se guardó: Fecha, Tipo, Producto, Cantidad, Motivo, el costo si lo pusiste, la Descripción, Creado por y Fecha de creación. Se cierra con Cerrar.
    Las dos fechas no son la misma, y está bienFecha es la que tú declaraste —cuándo ocurrió el movimiento en la bodega— y Fecha de creación es cuándo se tecleó en Marko. Si registras hoy una entrada de la semana pasada, se verán distintas: eso es lo que te deja auditar quién registró qué y cuándo.

27. Pulsa Exportar, en el pie de la lista.

    

    Qué deberías verEl aviso Movimientos exportados exitosamente y un archivo .xlsx descargado, con el nombre de tu empresa por delante. Trae una fila por movimiento con fecha, hora, tipo, SKU, producto, cantidad, motivo, costos, usuario, descripción y referencias.
    Exporta lo que estás viendoSe lleva los movimientos filtrados, no los 14 de la empresa: si antes filtraste por tipo o por fechas, el Excel sale con ese recorte. Con la lista vacía avisa «No hay movimientos para exportar». La pestaña Items de Inventario tiene su propio Exportar Excel, con el stock y la valorización.

28. ¿Te equivocaste? Abre el menú ⋮ del movimiento y elige Eliminar.

    

    Qué deberías verLa pregunta ¿Eliminar movimiento? y, debajo, la advertencia que hay que leer entera: «Esta acción no se puede deshacer. El stock no será ajustado automáticamente.» Con Cancelar no pasa nada; con Sí, eliminar desaparece la línea del historial y sale Movimiento eliminado correctamente.
    Borrar el movimiento no devuelve el stockEs lo más importante de esta pantalla. Si eliminas una entrada de 120, el producto se queda con esas 120 unidades y además pierde la línea que las explicaba: el stock deja de cuadrar con el historial y ya no hay forma de saber por qué. Salvo que acabes de teclearlo y quieras rehacerlo, lo correcto no es borrar, sino registrar el movimiento contrario —una salida por Ajuste de inventario (-) que anule la entrada equivocada—, dejando escrito en la descripción qué estás corrigiendo.

Lo que el inventario todavía no hace

• No se puede corregir un movimiento. La opción Editar existe en el menú, pero responde «Funcionalidad de edición será implementada próximamente». Lo único que hay es eliminar —dentro de las 2 horas y sólo lo tuyo— o registrar el movimiento contrario.
• Eliminar un movimiento no revierte el stock. La ventana lo avisa, pero conviene repetirlo: el historial pierde la línea y el stock se queda como estaba.
• El costo de un movimiento no valoriza el producto. El Costo Unitario de la tabla de items —y con él el Total Inventario Valorizado— sólo cambia con Asignar costo. No hay costo promedio ponderado ni FIFO: es un valor que fijas tú.
• No hay stock mínimo ni alertas. La pantalla no avisa de un producto que se está acabando ni marca stock bajo; la columna Estado sólo dice si el producto está activo.
• No hay bodegas ni ubicaciones. El stock es uno solo por empresa: no hay traspasos entre bodegas ni pasillo, estante o posición.
• Los movimientos manuales no guardan documento ni proveedor. Aunque elijas Compra a proveedor o Venta a cliente, el formulario no llega a pedirte el número de factura ni el nombre del proveedor, y la columna Documento del historial queda en «—». El único sitio donde puedes dejarlo escrito es la Descripción.
• No hay stock reservado ni comprometido. Lo que está apartado para una OC todavía no despachada se ve igual que lo disponible.
• Un producto no se borra, se desactiva. No existe eliminar un item; queda fuera de las listas con Desactivar y sus movimientos siguen en el historial.
• El historial no se pagina ni se ordena. Sale entero, del más nuevo al más viejo, y las columnas no son ordenables: para acotar hay que usar los filtros.
• No hay kardex ni informes. Nada de rotación, productos sin movimiento o valorización por categoría: lo que hay es la tabla, sus filtros y el Excel.

Para consultar después

Cuando algo no sale