Manual de uso · Financiero

Paso a paso

Registrar un gasto, único o recurrente

Gastos es donde se anota todo lo que la empresa paga y no es la compra de una operación concreta: sueldos, honorarios, arriendo, internet, el Formulario 29, la cuota del crédito. Cada gasto queda con su monto desglosado, su respaldo escaneado, la cuenta contable a la que se imputa y un estado que avanza hasta Pagado. Los que se repiten todos los meses se definen una vez y Marko los va generando solo.

Los pasos

Parte 1 · Registrar el gasto

1. Abre Financiero en el menú lateral y entra en Gastos.

   

   Qué deberías verEl grupo Financiero desplegado, con Gastos marcado en azul, y a la derecha la pantalla Lista De Gastos. Arriba del menú, el selector Empresa te confirma sobre cuál estás trabajando.

2. Escribe el mes en Desde y en Hasta y pulsa Buscar.

   

   Qué deberías verLa tabla con los gastos de esos meses. Cada fila trae Folio, Fecha y quién lo registró, Descripción con la etiqueta del tipo de gasto, el Monto desglosado, el Estado, si Afecta EERR, la Cuenta Contable, si tiene Recibo y con qué está Conciliado.
   La pantalla abre en el mes actual Al entrar, Desde y Hasta vienen con el mes en curso, así que si el gasto que buscas es de otro mes no aparece hasta que amplíes el rango. Si te equivocas de orden, sale el aviso El mes Desde no puede ser posterior al mes Hasta.
   Al cambiar de período se generan los gastos recurrentes Cada vez que buscas un rango, Marko revisa las plantillas recurrentes y crea las instancias que falten en esos meses; mientras lo hace muestra Generando gastos recurrentes…. Es normal que, al abrir un mes por primera vez, aparezcan filas que tú no escribiste: son las de la serie, en estado Programado.

3. Pulsa Crear gasto, arriba a la derecha de los filtros.

   

   Qué deberías verLa ventana Crear Gasto, con el aviso azul ¿Este gasto está relacionado con una operación específica? arriba y, debajo, Tipo de gasto, Descripción, Fecha de pago, la casilla Hacer este gasto recurrente y Recibo/Imagen de respaldo. Guardar está apagado hasta que completes lo obligatorio.

4. Si tienes dudas, despliega el aviso azul y pulsa Ver guía de clasificación.

   

   Qué deberías verLa ventana Antes de crear un gasto… con las dos columnas: Orden De Compra A Proveedor, para lo que es costo de una operación, y Gasto General, para lo administrativo. Sal con Cancelar para seguir donde estabas, o con Ir a OC Provider si te has equivocado de pantalla —ojo, eso cierra el formulario y te lleva a crear la orden de compra.
   La regla que resume la ventana Los costos (cuentas 200xxx) son gastos directos de una operación comercial; los gastos (300xxx) son los indirectos o administrativos. Lo que registres aquí va al Estado de Resultados como gasto.

5. Abre Tipo de gasto y elige el que corresponda. En el ejemplo, Gasto General.

   

   Qué deberías verBajo el selector aparece la explicación del tipo —«Gastos operacionales: luz, agua, arriendo, internet, insumos, etc.»— y la línea Afecta al EERR: Sí. El formulario cambia: cada tipo pide los campos que necesita.
   El tipo decide los campos y si el gasto llega al EERR Remuneraciones pide líquido e imposiciones; Boleta de honorarios, bruto y retención; Gasto General, el total y, si hay factura, el neto y el IVA. Formulario 29 (IVA), Compra de activos y Retiro de utilidades / dividendos no afectan al Estado de Resultados: son movimientos de caja o de patrimonio. La tabla completa está al final.

6. Escribe la Descripción y los montos que te pida el tipo elegido.

   

   Qué deberías verEn un Gasto General con factura: escribes el Monto total del gasto, marcas ¿Tiene factura con IVA?, escribes el Monto neto (sin IVA) y el campo IVA (19%) se rellena solo. A la derecha, el recuadro verde Al estado de resultados te muestra qué parte se registra como gasto: el neto, no el total.
   El IVA calculado se puede corregir a mano El campo IVA (19%) se calcula sobre el neto, pero es editable: si tu factura trae otro importe por redondeo, escríbelo tal cual y se guarda lo que tú pongas.

7. Baja hasta Información del Documento y Beneficiario y anota el número de documento, el RUT y el nombre.

   

   Qué deberías verTres campos cuyas etiquetas cambian según el tipo: en un Gasto General son Nº documento, RUT del proveedor y Nombre del proveedor; en Remuneraciones dicen «del empleado» y en una boleta de honorarios, «emisor». El bloque está rotulado Campos opcionales: puedes dejarlo en blanco, pero es lo que después te permite reconocer el gasto en la lista.

8. En Recibo/Imagen de respaldo, elige el archivo de la factura o boleta.

   

   Qué deberías verEl nombre del archivo junto al botón del navegador. Se aceptan imágenes (JPG, PNG…) y PDF, y puedes seleccionar varios a la vez.
   El formulario no te confirma el adjunto Aunque el archivo se sube bien, la ventana no muestra ninguna lista de archivos seleccionados: la única señal es el nombre que pinta el navegador. Lo sabrás con certeza al guardar, cuando la columna Recibo de la lista pase a 1 archivo(s).

9. Si el gasto se repite todos los meses, marca Hacer este gasto recurrente y configura la repetición.

   

   Qué deberías verEl bloque Configuración de Recurrencia: Frecuencia (Mensual, Semanal o Anual), Cada cuántos períodos, y el Día del mes —o los días de la semana, o el mes y el día si es anual—. Debajo, Límite de Recurrencia: Fecha de fin y Número de ocurrencias. Si dejas los dos vacíos, el gasto se repite indefinidamente. Al marcar la casilla, la Fecha de pago pasa a ser el inicio de la recurrencia.
   Un gasto recurrente no guarda el respaldo Si marcas la casilla, el archivo que hayas elegido en el paso 8 no se sube: la serie se crea sin él y no hay ningún aviso. Tampoco viajan a los gastos generados el Nº documento, el RUT ni el nombre del beneficiario. El respaldo se adjunta después, entrando a editar cada gasto que la serie va creando.
   Recurrente se decide al crear, no después La casilla sólo aparece al crear. Un gasto que guardaste como único no se puede convertir después en recurrente: hay que crearlo de nuevo. Y el tipo Formulario 29 (IVA) no admite recurrencia.

10. Pulsa Guardar.

    

    Qué deberías verEl aviso Gasto creado correctamente y la fila nueva encabezando la lista, con su Folio, el monto desglosado (neto, IVA y total), la etiqueta Gasto General, el Doc y el RUT del proveedor, el estado Pendiente de Aprobación y la columna Recibo en verde con 1 archivo(s).
    Todo gasto nace en Pendiente de Aprobación Aunque en la lista de estados exista Borrador, esta pantalla no lo usa: lo que crees aquí arranca siempre en Pendiente de Aprobación. Los que genera una serie recurrente nacen en Programado.

Parte 2 · Clasificarlo y seguir su pago

11. En la fila del gasto, pulsa el botón de los tres puntos del extremo derecho.

    

    Qué deberías verEl menú con todo lo que se puede hacer con ese gasto: Ver detalle, Exportar PDF, Editar, Cambiar estado, Eliminar, Ver recibo, Conciliar y Asignar cuenta contable. La lista no es siempre la misma: cambia según el estado del gasto (lo ves en el paso 25).

12. Pulsa Ver detalle.

    

    Qué deberías verLa ficha Gasto # con su folio, quién lo rindió y el estado en color. Debajo, DATOS PRINCIPALES con el desglose, BENEFICIARIO Y DOCUMENTO, DATOS CONTABLES con Afecta al EERR, y RESPALDO / RECIBOS con la miniatura del archivo. Arriba a la derecha, los botones Editar, Registrar pago / abono y Cambiar Estado.
    Para volver Cualquiera de los dos botones Volver te devuelve a la lista, que se recarga con el mes actual: si venías de otro período, vuelve a ponerlo.

13. Pulsa Ver recibo para revisar el respaldo adjunto.

    

    Qué deberías verLa ventana Recibo del Gasto con la imagen a tamaño completo. Si el respaldo es un PDF, en vez de la imagen aparece un enlace para abrirlo en otra pestaña. Se cierra con Cerrar.

14. Vuelve a la lista, abre el menú de la fila y pulsa Asignar cuenta contable. Elige la cuenta en el buscador.

    

    Qué deberías verLa ventana Asignar Cuenta Contable con el recuadro Información de Asignación arriba: Total a asignar, Total asignado, Diferencia y Porcentaje asignado. Ya viene una Asignación 1 con el monto completo del gasto; sólo falta elegir la cuenta. El desplegable muestra el plan de cuentas agrupado, con el código y el nombre de cada cuenta.
    Se puede repartir entre varias cuentas Con Agregar Asignación añades más líneas y repartes el monto; Distribuir Equitativamente lo divide en partes iguales. La regla es una sola: la Diferencia tiene que quedar en $0. Mientras no cuadre, Guardar Asignaciones sigue apagado y arriba se lee Debe asignar el total completo del documento.

15. Pulsa Guardar Asignaciones.

    

    Qué deberías verEl aviso Asignaciones contables guardadas correctamente y, en la fila, la columna Cuenta Contable con el nombre de la cuenta en vez de Sin asignar. Ese mismo dato aparece en la ficha, en Cuentas Contables, y viaja al Estado de Resultados.

16. Abre el menú de la fila y pulsa Cambiar estado. Elige el nuevo estado y, si quieres, escribe un comentario.

    

    Qué deberías verLa ventana Cambiar Estado del Gasto con Nuevo Estado y Comentario (opcional). El desplegable sólo ofrece los estados a los que se puede ir desde el actual: desde Pendiente de Aprobación, únicamente En Revisión, Aprobado o Rechazado. Al confirmar sale Estado del gasto actualizado correctamente y la fila cambia de color.
    Hay estados sin retorno Rechazado, Cancelado y Anulado son finales: desde ellos no se puede volver a ningún otro estado, y el menú Cambiar estado deja de ofrecer opciones. La tabla de transiciones está al final del manual.

17. Entra en el detalle del gasto y pulsa Registrar pago / abono. Escribe el monto y la fecha.

    

    Qué deberías verLa ventana Registrar pago / abono con las tres cifras arriba —MONTO TOTAL, TOTAL PAGADO y SALDO PENDIENTE— y el bloque Nuevo abono con Monto, Fecha, Comentario y Comprobante, los dos últimos opcionales. Debajo, el Historial de abonos, que la primera vez dice No hay abonos registrados aún. Se confirma con Registrar abono.
    No se puede abonar más que el saldo Si escribes un monto mayor que el pendiente, aparece El monto no puede superar el saldo pendiente y el botón no deja continuar. Puedes registrar tantos abonos parciales como necesites.

18. Revisa en la ficha el Historial de Estados y el bloque Pagos y Abonos.

    

    Qué deberías verEl estado del gasto cambió solo: con un abono parcial pasa a Pagado parcialmente; cuando la suma de abonos cubre el total, a Pagado. En Pagos y Abonos tienes Monto total del gasto, Total pagado y Saldo pendiente, y la tabla con cada abono, su comentario y su comprobante.
    «Usuario Anónimo» en el historial La línea que registra el abono suele salir a nombre de Usuario Anónimo: es un dato que la aplicación no está rellenando bien. La columna Registrado por de la tabla de abonos, en cambio, sí trae el correo de quien lo hizo.

Parte 3 · Corregirlo y repetirlo

19. Para corregir un gasto, abre el menú de la fila y pulsa Editar.

    

    Qué deberías verSi el gasto es único, se abre directamente la ventana Editar Gasto. Si viene de una serie recurrente, primero sale este aviso Gasto Recurrente: sólo puedes editar ese gasto, con Editar solo este gasto. El cambio no toca al resto de la serie.
    El gasto editado queda marcado Cuando modificas una instancia de una serie, en la lista aparece junto a Recurrente la etiqueta naranja Modificado. Eso significa que ese mes ya no se sobrescribe si después cambias la plantilla.

20. Corrige lo que necesites y pulsa Actualizar.

    

    Qué deberías verLa ventana Editar Gasto, igual que la de crear pero con los datos cargados y sin la casilla de recurrencia. Los totales se recalculan mientras escribes —aquí, Costo empresa total de un gasto de Remuneraciones—. Al confirmar sale Gasto actualizado correctamente.
    Cambiar el monto no rehace la imputación contable Si el gasto ya tenía cuenta contable asignada y le cambias el importe, la asignación se queda con el monto viejo y deja de cuadrar. Vuelve a entrar en Asignar cuenta contable y ajústala.

21. Para cambiar la serie completa, pulsa la etiqueta azul Recurrente de cualquiera de sus filas.

    

    Qué deberías verLa ventana Editar Gasto Recurrente: la Descripción, el Monto y el Tipo de gasto de la plantilla, los datos del beneficiario y el interruptor Gasto recurrente activo —desactivarlo detiene la generación de instancias futuras sin borrar nada de lo ya creado—.

22. Baja hasta Configuración de Recurrencia y comprueba las próximas fechas antes de guardar.

    

    Qué deberías verLa Frecuencia, el Día del mes, la Fecha de inicio y el bloque Finalización; y, en azul, Próximas 5 ocurrencias con las fechas exactas en que se generará el gasto. Si la configuración no produce ninguna, avisa No se generarán ocurrencias con esta configuración.
    Al guardar te pregunta hasta dónde aplica Guardar cambios abre ¿Cómo aplicar los cambios? con tres opciones: Solo gastos futuros nuevos (lo ya generado no se toca), Desde una fecha específica (termina la serie actual y crea una nueva desde la fecha que elijas) y Todos los gastos de la serie, que modifica también los existentes —salvo los que estén marcados como Modificado—.

23. Para deshacer una serie, abre el menú de una de sus filas y pulsa Eliminar. Elige el alcance.

    

    Qué deberías verLa ventana Gasto Recurrente con la pregunta ¿Qué deseas eliminar? y tres opciones: Solo este gasto, que excluye esa fecha de la serie; Este y todos los futuros gastos, que borra los programados de ahí en adelante; y Todos los gastos de esta serie, que elimina la plantilla y todos los gastos, pasados incluidos.
    La tercera opción no se puede deshacer Al marcarla aparece el aviso en amarillo: afectará todos los gastos de la serie, incluso los ya procesados. Si sólo quieres dejar de generar los próximos, es más seguro apagar Gasto recurrente activo en la plantilla (paso 21). Un gasto que no es recurrente se borra con una confirmación normal, ¿Estás seguro?.

Parte 4 · Exportar, y cuándo ya no se puede tocar

24. Pulsa Exportar y elige qué quieres llevarte.

    

    Qué deberías verLa pregunta Tipo de Exportación con dos salidas: Solo gastos del período, que baja exactamente lo que estás viendo, e Incluir compromisos futuros (como OC), que además proyecta las ocurrencias recurrentes que todavía no existen. Se descarga un Excel llamado gastos_AAAA_MM_a_AAAA_MM y sale Gastos exportados exitosamente.
    Qué trae el archivo Folio, fecha, descripción, tipo, monto, estado, si afecta al EERR, fecha de pago, si está consolidado con banco y con qué está conciliado, el desglose por tipo (líquido, imposiciones, bruto, retenciones, neto, IVA), el documento y el beneficiario, las cuentas contables, si es recurrente y quién lo rindió.

25. Vuelve a abrir el menú de un gasto que ya tenga abonos y compara.

    

    Qué deberías verEl menú se ha encogido: han desaparecido Editar y Eliminar, y en su lugar hay Anular en rojo. Con un abono registrado —estado Pagado parcialmente o Pagado— el gasto ya no se puede modificar ni borrar.
    Registrar un abono es un punto de no retorno Antes de registrar el primer pago, revisa el monto, el tipo y el respaldo: después sólo queda anular. Si el gasto estaba equivocado y todavía no tiene abonos, corrígelo o elimínalo ahora.

26. Si el gasto ya no debe existir y no se puede eliminar, pulsa Anular.

    

    Qué deberías verLa confirmación ¿Anular este gasto? con la descripción del gasto y la advertencia Esta acción es irreversible. Las conciliaciones bancarias vinculadas serán eliminadas. Al confirmar sale Gasto anulado correctamente y la fila queda con el estado Anulado, sin más acciones disponibles.
    Anulado no es borrado El gasto sigue en la lista y en las exportaciones, marcado como Anulado. Es a propósito: deja la traza de que existió.

Lo que todavía no hace

Cosas que la pantalla no resuelve y conviene saber antes de apoyarte en ella.

• No hay circuito de aprobación real. Cualquiera que entre a Gastos puede pasar un gasto a Aprobado; no existe la figura del aprobador, ni se avisa a nadie por correo cuando algo queda pendiente de aprobación.
• Un gasto único no se puede convertir en recurrente —ni al revés—. La casilla sólo existe al crear.
• El respaldo y los datos del beneficiario no llegan a los gastos recurrentes. Al crear la serie se descarta el archivo adjunto y no se guardan Nº de documento, RUT ni nombre; los gastos que la serie genera salen sin esos datos.
• Desde el botón Editar no se puede modificar toda la serie de golpe. La propia ventana lo dice: «Por ahora, solo puedes editar el gasto individualmente». Para tocar la serie hay que abrir la plantilla desde la etiqueta Recurrente.
• Los abonos no se pueden corregir ni borrar. Una vez registrado un pago, ni se edita ni se elimina, y el gasto queda bloqueado para edición y borrado.
• No hay «deshacer pago». Un gasto que llegó a Pagado sólo puede anularse.
• El buscador no busca por RUT ni por número de documento. Sólo mira la descripción, el código o el nombre de la cuenta contable y el nombre del estado.
• La lista no suma. No hay total del período, ni subtotales por tipo o por cuenta; para eso hay que exportar a Excel o mirar el Estado de Resultados.
• La imputación contable no se propone sola. Cada gasto —incluidos los que genera una serie recurrente mes a mes— nace Sin asignar y hay que elegirle la cuenta a mano.
• Cambiar el monto de un gasto ya imputado no reajusta la asignación contable, que se queda con el importe anterior.
• Todo es en pesos. No hay moneda extranjera ni tipo de cambio.
• Anular no borra. El gasto anulado sigue en la lista y en las exportaciones.

Para consultar después

Los siete tipos de gasto

El tipo decide qué campos pide el formulario, cómo se calcula el monto total y si el gasto llega al Estado de Resultados.

Los estados y a dónde puede ir cada uno

Registrar un abono mueve el estado solo, sin pasar por Cambiar estado: a Pagado parcialmente o a Pagado según cuánto lleves abonado.

Las columnas de la lista

Filtros y orden

• Desde / Hasta — el rango de meses. Es lo único que trae datos nuevos: el resto filtra sobre lo ya cargado.
• Estado — deja sólo los gastos en ese estado.
• Ordenar por Folio, Fecha o Monto, y Orden ascendente o descendente.
• Buscar — descripción, código o nombre de la cuenta contable, y nombre del estado.

Con qué se conecta

• Conciliación bancaria. Conciliar abre Conciliar Movimiento, la misma ventana que se usa desde Banco, para cruzar el gasto con el movimiento real de la cuenta. Un gasto también puede nacer desde ahí: en la ficha se marca con Origen: Conciliación Bancaria.
• Estado de Resultados. Los gastos con Afecta EERR: Sí se consolidan ahí, por la cuenta contable que les hayas asignado.
• Pago de Gastos. La pantalla vecina planifica cuándo sale la plata de estos gastos; no los crea.
• Exportar PDF, en el menú de cada fila, genera un comprobante del gasto en PDF.

Cuando algo no sale