Manual de uso · Comercial

Paso a paso

Seguir una OC de Portal, del tablero a la ficha

Cuando un organismo del Estado te compra por Convenio Marco, la orden de compra aparece en Mercado Público y Marko la trae a OC Portal. A partir de ahí la orden es tuya: hay que saber en qué estado está, en qué punto de tu propio proceso va, quién la lleva y qué se conversó sobre ella. Este manual recorre esas dos pantallas —el tablero del mes y la ficha de una OC— y no entra en comprarle al proveedor, recepcionar ni facturar, que tienen manual propio.

Los pasos

Parte 1 · Encontrar la OC en el tablero

1. Abre Operaciones en el menú lateral y entra en OC Portal.

   

   Qué deberías verEl grupo Operaciones abierto, con OC Portal como primera opción, encima de Proveedores y OC Proveedores. Arriba del menú, el selector Empresa te dice sobre cuál estás trabajando: las OC son de cada empresa, así que si tienes más de una, cámbiala antes de seguir.

2. Elige el mes que quieres revisar en el campo de fecha del centro.

   

   Qué deberías verEl tablero se rehace con las OC de ese mes. La barra tiene, de izquierda a derecha: el buscador por folio (Ej: 1234-56-CM78), el mes, el filtro Filtrar en el mes seleccionado, y cuatro botones —azul Sincronizar Órdenes de Compra, verde Agregar OC Manualmente, verde exportar a Excel y celeste Kanban—.
   Marko recuerda el mesEl mes que dejaste seleccionado se guarda en tu navegador: al volver a entrar, el tablero arranca donde lo dejaste, no en el mes actual.

3. Si falta alguna OC del mes, pulsa el botón azul Sincronizar Órdenes de Compra y espera.

   

   Qué deberías verEl botón se apaga y aparecen avisos de progreso: «Sincronizando… 33 % (2026-04-06 al 2026-04-10)». Marko pregunta a Mercado Público de cinco en cinco días hasta cubrir el mes, y al terminar confirma con «✓ Sincronización completada. 6 de 6 rangos procesados exitosamente.» y recarga la tabla. Con un mes entero puede tardar más de un minuto: es normal.
   Si la sincronización va a mediasCuando algún tramo falla, el aviso lo dice en vez de callarlo: «Sincronización parcial: 4/6 rangos completados. 2 errores.», o «Error en la sincronización: 6 rangos fallidos.» si no entró ninguno. En ese caso vuelve a pulsarlo más tarde; no se duplica nada, las OC que ya estaban se actualizan.

4. ¿Buscas una OC concreta? Escribe su folio en el primer buscador y pulsa Enter.

   

   Qué deberías verLa tabla se queda con una sola fila y sale el aviso «Se encontró la OC Convenio con folio …». Si no existe, avisa «No se encontró OC Convenio con folio …» y la tabla queda vacía.
   Este buscador ignora el mesEs la diferencia con el otro. Busca la OC en toda la empresa, esté en el mes que esté, así que no hace falta acertar con la fecha. Al borrar el folio, el tablero vuelve solo al mes que tenías puesto.

5. Para acotar por comprador, escribe parte de su nombre en Filtrar en el mes seleccionado.

   

   Qué deberías verQuedan sólo las OC de ese comprador dentro del mes seleccionado, y —esto es lo útil— la fila TOTALES del pie se recalcula sobre lo filtrado. Sirve para responder «¿cuánto le vendimos este mes a este organismo?» sin exportar nada.

6. Lee una fila de arriba abajo: es el resumen completo de la orden.

   

   Qué deberías verOcho columnas: Fecha de envío —cuándo la emitió el organismo—, con el botón Asignar Estado debajo; OC —el folio, que es el enlace a la ficha, y Ver en Mercado Público para abrir la orden original—; Nombre Comprador —organismo, unidad y región—; Estado Portal —el estado en Mercado Público, más la etiqueta de despacho o Configurar envío si no lo has definido—; Docs. —cuántas facturas tiene asociadas—; Ejecutivo; Total con la cantidad de productos; y Margen. A la derecha, la burbuja de comentarios con su contador y el menú de tres puntos.
   Los estados que trae el portalEnviada a Proveedor, En Proceso, Aceptada, Cancelada, No Aceptadas por Proveedor, No aceptada, Recepción Conforme, Pendiente de Recepcionar, Recepcionada Parcialmente y Recepción Conforme Incompleta. Salen tal cual de Mercado Público: desde Marko no se cambian.
   En las capturas de este manual el margen va difuminadoEs a propósito: el manual es público y esas cifras no lo son. En tu pantalla la columna Margen se ve normal, en verde si es positivo y en rojo si es negativo, con el porcentaje debajo. Si dice Calculando…, el cálculo aún no ha terminado; si dice Sin proveedores, esa OC todavía no tiene costos cargados y por eso no hay margen que mostrar.

7. Baja al pie de la tabla y mira la fila TOTALES.

   

   Qué deberías verEl total del mes —o de lo que tengas filtrado— y cuántos productos suma. El engranaje de la izquierda abre Configurar estados excluidos de totales: ahí eliges qué estados operacionales no quieres que entren en esa suma, por ejemplo los anulados.

8. Pulsa Kanban, arriba a la derecha, para ver el mismo mes por estado.

   

   Qué deberías verUna columna por estado operacional de tu empresa, más una primera columna Sin asignar con las que nadie ha clasificado todavía. Cada cabecera trae cuántas OC hay y cuánto suman. Las tarjetas muestran folio, cliente, unidad, fecha, monto y cuántos productos. El botón cambia a Tabla para volver.
   Arrastrar la tarjeta cambia el estadoY es la única forma de devolver una OC a Sin asignar: el desplegable de estados no tiene la opción de quitarlo. Al soltarla, Marko confirma con «OC … movida a …»; si algo falla, la tarjeta vuelve sola a su columna.

Parte 2 · Clasificar y comentar sin salir del tablero

1. Pulsa Asignar Estado en la fila y elige en qué punto de tu proceso está la OC.

   

   Qué deberías verLa lista de los estados que configuró tu empresa y, al final, Crear nuevo estado, que te lleva a la configuración. Al elegir uno, el botón se convierte en una etiqueta de color con ese nombre y sale el aviso «Estado financiero actualizado correctamente». Desde entonces, la OC aparece en esa columna del Kanban.
   Sólo lo ve el ManagerEse botón está condicionado al rol Manager. Los demás roles ven la etiqueta del estado si ya está puesto, pero no pueden cambiarlo desde el tablero.
   «Cerrada» bloquea la compra al proveedorSi el estado que eliges es el de cierre, en el menú de tres puntos la opción Crear OC a Proveedor queda apagada, con el aviso «Orden cerrada - No se puede crear OC a Proveedor». Es a propósito: una orden cerrada ya no debería generar compras.

2. Pulsa la burbuja de comentarios de la fila y escribe lo que haya que dejar por escrito.

   

   Qué deberías verUn panel lateral titulado Actividad y, dentro, Comentarios - OC «folio». Escribes arriba y envías con el botón azul del avión; el comentario se suma abajo con tu nombre y la fecha. El clip de al lado adjunta archivos —imágenes, PDF, Word, Excel o texto—. Cada comentario tuyo trae un lápiz para editarlo y un basurero para borrarlo; borrar pregunta antes: «¿Eliminar comentario?» — «Esta acción no se puede deshacer».
   Se puede mencionar a un compañeroEscribe @ y aparece la lista de usuarios de la empresa para elegir a quién avisar. A ti mismo no: si lo intentas, responde «No puedes mencionarte a ti mismo».
   Si abres dos OC seguidas, recarga la páginaComprobado en el ambiente de demostración: al abrir el panel de una OC y después el de otra sin recargar, el título cambia al folio nuevo pero la lista de abajo sigue mostrando los comentarios de la primera. Recarga la página (F5) y verás los que corresponden. Está reportado.

3. Si el comentario es un pendiente, marca Recuérdame esto antes de enviarlo y pon fecha y hora.

   

   Qué deberías verDebajo del cuadro de texto se despliegan Fecha y Hora, con la hora partida en dos desplegables (HH y MM). Hasta que no elijas las tres cosas, el botón de enviar sigue apagado. La fecha no admite días pasados.

4. Abre el menú de tres puntos del final de la fila para ver todo lo que se puede hacer con esa OC.

   

   Qué deberías verDiez acciones. Ver abre la ficha; Etiquetas le pone tus propias marcas; Crear OC a Proveedor y Calcular costos arrancan la compra; Vincular Factura y Facturación Electrónica son el lado de facturación; Subir Recepción Conforme guarda el documento del organismo; Solicitud de Cotización descarga un Excel para pedirle precio a tus proveedores; Gestionar Envíos abre el detalle del despacho; y, separada abajo, Recalcular Margen vuelve a hacer el cálculo.
   Tres de esas acciones tienen manual propioCrear OC a Proveedor, Subir Recepción Conforme y Facturación Electrónica abren circuitos completos que aquí no se explican: mira los manuales de crear una OC a proveedor, recepcionar mercadería y emitir la guía y la factura.

Parte 3 · La ficha de la OC

1. Pincha el folio de la OC —o Ver en el menú de tres puntos— para abrir su ficha.

   

   Qué deberías verArriba, Detalle OC «folio» y una cabecera con todo lo que se decide de un vistazo: Volver, el Estado Portal con el icono del globo, el botón Asignar del estado operacional, Ver en Mercado Público, Sincronizar OC con Mercado Público y, a la derecha, el selector Ejecutivo. Debajo, las pestañas: Info, Margen, OC Proveedores, Cotizaciones, Facturas, Histórico Estados, Envío, Actividad e Info Comisiones.
   Quién ve qué en esta cabeceraInfo Comisiones y el botón Asignar son de Manager (y del administrador de plataforma). El Ejecutivo no ve el selector de ejecutivo —no puede reasignarse OC a sí mismo—. Y quien sólo tenga rol de bodega avanzada entra directamente a OC Proveedores y no ve el resto de pestañas.

2. Quédate en Info y lee a quién hay que entregarle y facturarle.

   

   Qué deberías verEl nombre que el organismo le puso a la orden, el monto con su etiqueta de IVA, y debajo el texto de instrucciones tal como lo escribió el comprador —dónde entregar, a qué RUT facturar, a qué correo mandar el XML—. En la tabla: Organismo, Unidad, Dirección Unidad, Región Unidad, Rut Unidad, Actividad y, a la derecha, Nombre / Mail / Fono Contacto. Los campos vacíos es que el portal no los trae.
   La etiqueta de IVA cambia el número que vesCON IVA significa que el portal informó la orden con el impuesto ya incluido, así que la ficha divide los precios por 1,19 y te muestra el neto. Por eso ese monto es menor que la columna Total del tablero, que muestra el número crudo del portal. EXENTA es una orden sin IVA y SIN IVA es la normal, en que el portal ya separaba el impuesto y no se toca nada.
   Aquí hay datos borrosos a propósitoEn estas capturas se difuminaron el nombre del funcionario de contacto y el nombre del proveedor que aparece en el texto del organismo. En tu pantalla se leen perfectamente.

3. Pulsa Asignar —o la etiqueta del estado, si ya tiene uno— para moverla en tu proceso.

   

   Qué deberías verEl mismo desplegable del tablero, con los estados de tu empresa y Crear nuevo estado al final. Elegido uno, la cabecera pasa a mostrar la etiqueta de color con el icono de la marca, y el cambio queda anotado en la pestaña Histórico Estados.

4. Abre OC Proveedores para ver a quién le compraste lo que hay que entregar.

   

   Qué deberías verArriba, Estado de pago consolidado, con cuatro contadores: OC Proveedoras, Con pago registrado, Sin pago registrado y Con cuenta contable; debajo, cada OC a proveedor con su Estado de pago, la Fecha estimada pago y su Cuenta contable. Más abajo, el listado con el resumen Pendientes / Recibidas / Rechazadas-Anuladas / Total y una fila por orden con su número, proveedor, quién la creó, sus estados y el total. Si esta OC todavía no tiene compras, sólo verás «No se encontraron órdenes de compra a proveedor» y los botones Crear Orden de Compra y Abastecer desde inventario.
   Esta pestaña la ven todosEs la única que no se le esconde a nadie: hasta quien sólo tiene rol de bodega avanzada entra directamente aquí. Crear la orden al proveedor se explica en su propio manual.

5. Abre Facturas para saber cuánto de esta OC está facturado.

   

   Qué deberías verTres tarjetas —Total OC, Total Facturado con cuántos documentos, y Pendiente de Facturar—, una barra de Progreso de Facturación con su porcentaje, y abajo el listado de facturas vinculadas. Para sumar una factura que ya existe, escribe su folio arriba y pulsa Vincular; Ir a facturación electrónica abre la pantalla donde se emite una nueva.
   Si la columna Docs. dice más de lo que ves aquíLa columna Docs. del tablero cuenta los folios anotados en la orden; esta pestaña sólo puede mostrar los que además existen como documento cargado en Marko. Si una factura se emitió fuera de Marko y nunca se cargó, se cuenta arriba pero no aparece abajo.

6. Abre Envío y define si la entrega es de una vez o por partes.

   

   Qué deberías verGestión de Envíos con dos opciones: Despacho Único —«Todos los productos se entregarán en una sola fecha.», con una única Fecha de Entrega— y Despacho Parcializado, para repartir los productos en varias entregas. A la derecha, el total de productos y de unidades. El buscador Filtrar productos… ayuda cuando la orden trae muchas líneas.
   No se guarda soloLa fecha viene rellenada con una propuesta, pero nada queda grabado hasta que pulsas Guardar. Y al revés: si sólo entraste a mirar, no pulses Guardar, porque fijarías un despacho que nadie pidió. Cuando esté guardado, la etiqueta de la fila en el tablero deja de decir Configurar envío y pasa a Único o Parcial con su fecha.

7. Abre Histórico Estados para saber quién movió la OC y cuándo.

   

   Qué deberías verHistórico de Cambios de Estado Financiero: la lista de cambios con su Fecha y el Usuario que lo hizo, y arriba el último cambio de estado. Si la OC nunca cambió de estado sale «No hay registros de cambios de estado financiero para esta OC. Los cambios se registrarán a partir de ahora.», que es exactamente lo que verás en las OC anteriores a que se activara este registro.

8. Abre Actividad para leer y continuar la conversación sobre esta OC.

   

   Qué deberías verExactamente el mismo hilo que abre la burbuja del tablero, pero dentro de la ficha: el cuadro para escribir, la casilla Recuérdame esto y los comentarios ordenados del más nuevo al más viejo. Lo que escribas aquí lo verá quien abra la burbuja desde el tablero, y al revés.

9. Si la OC cambió en el portal, pulsa Sincronizar OC con Mercado Público en la cabecera.

   

   Qué deberías verEl botón se apaga con un reloj de espera, y en unos segundos sale «Detalles de la OC «folio» descargados.» y la ficha se recarga sola —verás un momento el mensaje Cargando detalles de la Orden de Compra…— ya con el estado, los productos y los montos actualizados.
   Esta es la que hay que usar cuando el organismo acepta o recepcionaEl botón azul del tablero baja el mes entero; éste baja sólo esta orden y es mucho más rápido. Es lo que quieres cuando estás esperando que el Estado Portal pase a Aceptada o a Recepción Conforme.

Lo que OC Portal todavía no hace

• No cambia el estado en Mercado Público. El Estado Portal es de sólo lectura: aceptar, rechazar o dar la recepción conforme se sigue haciendo en el portal.
• No avisa cuando una OC cambia de estado. No hay alerta ni correo: para enterarte tienes que sincronizar, tú o el botón del mes.
• El desplegable de estados no tiene «quitar». Una vez asignado un estado operacional, la única forma de devolver la OC a Sin asignar es arrastrar su tarjeta a esa columna en el Kanban.
• El tablero es de un mes. No hay rango desde–hasta. Lo único que se salta el mes es la búsqueda por folio.
• El filtro de texto sólo mira al comprador. No busca por producto, ni por ejecutivo, ni por etiqueta.
• No hay orden por columna. La tabla viene ordenada por fecha de envío descendente y no se puede cambiar pinchando las cabeceras.
• No se pueden seleccionar varias OC a la vez. Cada cambio de estado, cada comentario y cada sincronización van de una en una.
• El histórico sólo guarda el estado operacional. Los cambios de ejecutivo, de etiquetas o de envío no quedan registrados en ninguna parte visible.
• Los comentarios no se borran en bloque ni se exportan. Y borrar uno no se deshace.

Para consultar después

Cuando algo no sale