Manual de uso · Comercial

Paso a paso

Buscar, revisar y descargar tus cotizaciones

Cuando ya cotizaste —da igual si fue por Compra Ágil o por Convenio Marco—, la cotización queda guardada en Comercial → Cotizaciones. Esa pantalla es el archivo de tu equipo: ahí la encuentras por mes, ves lo que ofreciste y con qué margen, te bajas el PDF para mandárselo al cliente, le cambias el estado y, si sobró, la eliminas. Este manual recorre ese ciclo de vida completo, sobre cotizaciones que ya existen.

Los pasos

Parte 1 · Encontrar la cotización

1. Abre Comercial en el menú lateral y entra en Cotizaciones.

   

   Qué deberías verEl grupo Comercial desplegado, con Cotizaciones marcado en azul y, justo debajo, las dos pantallas donde se cotiza: Cotizar Compra Ágil y Cotizar Convenio Marco. Arriba del todo, el selector de Empresa te dice sobre cuál estás trabajando; las cotizaciones son de cada empresa, así que cámbiala antes de seguir si tienes más de una.

2. Elige en el selector de período el mes que quieres revisar.

   

   Qué deberías verLa tabla se rehace con las cotizaciones creadas en ese mes, y el pie de la tabla te dice cuántas son: «6 cotización(es)». La pantalla arranca siempre en el mes en curso, así que si acabas de cotizar, ya está a la vista.
   Es un mes, no un rango No hay desde–hasta: sólo puedes ver un mes cada vez, y lo que manda es la fecha de creación de la cotización, no la del cliente ni la de cierre de la licitación. Si buscas algo de hace medio año, tendrás que ir mes por mes.
   El campo se ve distinto según el navegador Es un selector de mes del propio navegador. En Chrome y Edge se despliega un calendario de mes y año; en Firefox —el de estas capturas— se escribe a mano con el formato AAAA-MM.

3. Lee la fila de cada cotización: unidad, estado, tipo y los tres importes de la derecha.

   

   Qué deberías verOcho columnas. N° es el folio que asignó Marko. Unidad trae el organismo y, debajo, el código de la solicitud. Creada por, el ejecutivo y la fecha. Estado es una de tres etiquetas: Pendiente (gris), Aprobada (verde) o Rechazada (roja). Tipo distingue Compra Ágil de Convenio Marco. Y a la derecha, Total Venta (con cuántos productos lleva), Total Costo y Margen en verde si es positivo y en rojo si es negativo.
   El margen de las de Compra Ágil se calcula sobre el total con IVA En una cotización de Compra Ágil, el porcentaje sale de dividir el margen por el Total Venta, que ya lleva el IVA dentro. En la fila 1200 de la captura: 696.864 − 488.000 = 208.864, y 208.864 / 696.864 = 29,97 %. Sobre el neto el porcentaje sería bastante mayor. Úsalo para comparar cotizaciones entre sí, no como margen contable.
   Los importes de las capturas son de una empresa de ejemplo Todo lo que ves en las imágenes viene del ambiente de demostración de Marko. Ni los precios ni los márgenes corresponden a una operación real.

4. Pulsa la cabecera N° o UNIDAD para ordenar la lista.

   

   Qué deberías verUna flecha ▲ o ▼ marcando la columna por la que estás ordenando, y las filas reordenadas al instante. Cada clic invierte el sentido. Ordenado por N° ascendente, la cotización más antigua del mes queda arriba.
   Sólo esas dos columnas ordenan N° y UNIDAD llevan flecha; Creada por, Estado, Tipo y los tres importes no se pueden ordenar, aunque pulses encima. Para agrupar por ejecutivo o por monto no hay atajo en esta pantalla.

5. Escribe en Buscar por folio o unidad para quedarte sólo con lo que buscas.

   

   Qué deberías verLa tabla se recorta mientras escribes y el contador del pie baja: «2 cotización(es)». Busca por folio, por nombre de la unidad y también por su RUT, sin distinguir mayúsculas, y le basta con un trozo del texto.
   Busca sólo dentro del mes cargado El buscador filtra lo que ya está en pantalla; no va a la base de datos. Si el folio que buscas es de otro mes, cambia primero el período. Tampoco busca por producto ni por el nombre del ejecutivo.

Parte 2 · Revisarla y mandarla

6. Pulsa el botón de tres puntos (⋮) al final de la fila.

   

   Qué deberías verUn menú con cinco opciones: Ver detalle, Editar, Descargar PDF, Descargar con specs y, separada por una línea y en rojo, Eliminar. Es el único sitio desde donde se opera una cotización: la fila en sí no se abre al hacerle clic.
   Si Editar te sale en gris Sólo puede editar una cotización quien la creó, o cualquiera con rol Manager. Con otro rol, la cotización de un compañero se puede ver y descargar, pero no modificar.

7. Pulsa Ver detalle para abrir la cotización sin salir de la pantalla.

   

   Qué deberías verUna ventana titulada Cotización con el folio y, al lado, el nombre de la unidad. Arriba, cuatro campos de sólo lectura —Nombre cotizador, Nombre unidad, Correo cotizador y Correo unidad—: los de la unidad salen vacíos si el organismo no tiene contacto cargado. Debajo, bajo el título Ingresos, la lista de productos con cantidad, precio neto, costo, margen y total de cada línea. (En la captura, el correo del cotizador está difuminado a propósito.)
   En Compra Ágil, el Costo de cada línea sale en $0 Es un defecto conocido de esta ventana: en las cotizaciones de Compra Ágil, las columnas Costo y Margen de cada producto muestran $0 y 0 % aunque la cotización sí tenga costos. Los buenos son los del pie de la tabla —TOTAL COSTO y MARGEN TOTAL—, que sí están calculados, y los de la columna Total Costo del listado.

8. Baja hasta el final de la ventana y comprueba los totales.

   

   Qué deberías verCinco líneas de cierre: TOTAL NETO, TOTAL COSTO, MARGEN TOTAL —en verde o en rojo, con su porcentaje debajo—, IVA y TOTAL. Si la cotización llevaba descuento, aparece además una línea DESCUENTO entre el margen y el IVA; si no lo lleva, esa línea no se dibuja. Para cerrar, el botón Cerrar de la esquina superior derecha.

9. En el menú ⋮, pulsa Descargar PDF.

   

   Qué deberías verEl aviso Generando PDF… con su rueda girando, un par de segundos, y después nada más en esta pantalla: el PDF se abre en una pestaña nueva del navegador.
   Se abre, no se descarga Pese al nombre de la opción, el archivo no cae en tu carpeta de descargas: se abre en otra pestaña, y de ahí lo guardas o lo imprimes con los botones del propio visor. Si tu navegador bloquea las ventanas emergentes, tras el Generando PDF… parecerá que no pasó nada: permite las emergentes de Marko y repite.

10. Cambia a la pestaña nueva y revisa el PDF antes de enviarlo.

    

    Qué deberías verUna hoja tamaño carta con los datos de tu empresa y su logotipo arriba, los del cliente y los del ejecutivo debajo, el N° Cotización, la fecha de emisión y la OC; después la tabla de productos con ID, DESCRIPCIÓN, CANTIDAD, PRECIO UNIT. y TOTAL NETO, y al final el bloque TOTAL NETO / IVA / TOTAL BRUTO. (De la captura se recortó el encabezado con los datos de la empresa y del cliente.)
    Qué añade Descargar con specs La otra opción del menú genera el mismo documento y le agrega, al final, una página de Anexo Técnico por cada producto que tenga especificaciones técnicas o imagen cargadas. Si ningún producto las tiene —lo habitual en Compra Ágil—, el PDF sale idéntico al normal: no es que haya fallado.

Parte 3 · Modificarla

11. En una cotización de tipo Compra Ágil, pulsa Editar en el menú ⋮.

    

    Qué deberías verMarko te lleva a la pantalla Compra Ágil —la misma de Comercial → Cotizar Compra Ágil— con la solicitud ya cargada: la Descripción OC, la Fecha Cierre, el Presupuesto Cliente, el organismo, la unidad y la dirección, y más abajo el carrito de productos con sus costos y su margen. Cambias lo que necesites y vuelves a generarla desde ahí. (En la captura, el RUT del organismo está difuminado.)
    Al editar una de Compra Ágil no puedes tocar el estado Esa pantalla no tiene selector de estado: las cotizaciones de Compra Ágil nacen y se quedan en Pendiente. Aprobada y Rechazada sólo se pueden poner en el formulario de Convenio Marco, que es el de los dos pasos siguientes.

12. En una de tipo Convenio Marco, pulsa Editar y avanza con Siguiente → hasta Finalizar Cotización.

    

    Qué deberías verEl formulario Cotización, que es un asistente de cuatro pasos —Buscar Unidad, Agregar Productos, Calcular Costos y Finalizar Cotización— con todos los datos de la cotización ya rellenos y, a la derecha, un panel Resumen con el cliente, los productos y los totales. El último paso es esta tarjeta, con dos desplegables, un campo de Observaciones… y el botón verde Guardar.
    Los dos desplegables no llevan etiqueta El de la izquierda es el estado; el de la derecha, la forma de pago. Sólo muestran su nombre cuando están vacíos. Si la forma de pago se ve en blanco pero con una × al lado, es que la cotización guardó una opción que ya no existe entre las configuradas: vuelve a elegirla.

13. Abre el desplegable de la izquierda, elige el estado y pulsa Guardar.

    

    Qué deberías verTres opciones y ninguna más: Pendiente, Aprobada y Rechazada; la actual viene marcada en negrita. Al pulsar Guardar sale el aviso Procesando cotización…, después el mensaje «Cotización Nº … procesada exitosamente.», y Marko te devuelve al listado con la etiqueta de Estado ya cambiada de color.
    Guardar reescribe la cotización entera No es un cambio de estado suelto: al guardar se vuelve a grabar todo lo que trae el asistente y queda anotado como una edición. Si sólo querías marcarla como aprobada, avanza por los pasos sin tocar productos ni costos.

14. Para borrar una cotización, pulsa Eliminar en el menú ⋮ y confirma.

    

    Qué deberías verUn aviso con signo de exclamación: ¿Eliminar cotización? · «Esta acción no se puede deshacer.», con los botones Confirmar (rojo) y Cancelar. Al confirmar, la fila desaparece de la tabla, el contador del pie baja y sale el mensaje «Cotización eliminada correctamente». Si pulsas Cancelar, no pasa nada: la lista se queda igual.
    No hay papelera La cotización deja de aparecer en la pantalla para siempre; desde Marko no hay forma de recuperarla. Si la borraste por error, avisa a soporte cuanto antes con el número de folio.

Lo que esta pantalla todavía no hace

• No envía la cotización al cliente. Genera el PDF y lo abre; adjuntarlo a un correo lo sigues haciendo tú desde tu gestor de correo.
• No se cambia el estado desde el listado. Hay que entrar a Editar, y eso sólo funciona en las de Convenio Marco: una cotización de Compra Ágil se queda en Pendiente para siempre.
• Los estados son tres y no hay vigencia. Pendiente, Aprobada y Rechazada. No existe Enviada, ni fecha de vencimiento, ni caducidad automática.
• No convierte la cotización en una orden de compra. Cuando el cliente acepte, la OC entra por su propio circuito; desde aquí no se genera ni se enlaza.
• No hay filtros por estado, tipo ni ejecutivo. Sólo el mes y el buscador de texto. Para saber cuántas aprobó cada uno hay que mirarlas a ojo.
• No se exporta a Excel ni se imprime la lista. El PDF es de una cotización a la vez.
• No se duplica una cotización. Para una parecida hay que rehacerla en el formulario que corresponda.
• No hay historial visible. Las ediciones se registran por dentro, pero la pantalla no muestra quién cambió qué ni cuándo.

Para consultar después

Cuando algo no sale

El aviso de mes vacío: la tabla no se ha roto, es que ese mes no tiene cotizaciones.