Manual de uso · Comercial

Paso a paso

Seguimiento post venta de una OC

Cuando la mercadería ya salió y la orden de trabajo quedó Entregada, la OC aparece sola en Post Venta marcada como Por llamar. Ahí llamas al organismo comprador, preguntas si llegó todo y si era lo que esperaban, y dejas registrado en la OC cómo fue esa llamada. Este manual recorre ese circuito completo: de dónde salen las OC por llamar, qué mirar antes de marcar el teléfono, cómo se guarda la llamada y dónde queda el rastro.

Los pasos

Parte 1 · Encontrar las OC por llamar

1. Abre Comercial en el menú lateral y entra en Post Venta.

   

   Qué deberías verLa pantalla titulada Post Venta, con un buscador, un selector de mes y el botón Exportar arriba, y debajo la tabla de OC. Arriba del menú, el selector de Empresa te dice sobre cuál estás trabajando: la lista es de esa empresa.

2. Elige el mes que quieres revisar en el selector que hay junto al buscador.

   

   Qué deberías verUn momento de Buscando información… y después la tabla con las OC de ese mes. Al entrar, la pantalla arranca siempre en el mes en curso.
   El mes es el de entrada de la OC a Marko El filtro usa la fecha en que la orden se cargó en Marko, que no siempre es la que ves en la columna Fecha (esa es la fecha de envío que trae el portal). Si no encuentras una OC en el mes que esperabas, prueba con el anterior.

3. Recorre la columna Estado y localiza las filas en Por llamar.

   

   Qué deberías verUna etiqueta de color por fila. Las amarillas (Por llamar) son tu trabajo del día: tienen entrega hecha y nadie ha llamado todavía. Las grises (Sin gestionar) aún no tienen entrega registrada. La columna OTs te dice cuántas órdenes de trabajo cuelgan de esa OC.

4. Escribe el número completo de la OC en el buscador para quedarte sólo con ella.

   

   Qué deberías verUna única fila, la de esa OC. El buscador filtra sobre lo ya cargado, así que es instantáneo.
   Tiene que ser el número exacto El buscador compara el número entero, no busca por trozos: con 1642 o con el nombre del organismo no encontrarás nada. Copia el número tal cual aparece en la columna OC.

Parte 2 · Mirar el caso antes de llamar

1. Pulsa el botón de tres puntos del final de la fila para abrir el menú de acciones.

   

   Qué deberías verCuatro opciones: Ver OTs, Ver OC, Ver Bitácora y Actualizar estado. Las tres primeras son de consulta; la cuarta es la que guarda la llamada.

2. Entra en Ver OTs para comprobar qué se entregó y cuándo.

   

   Qué deberías verLa ventana Viendo OTs con una fila por orden de trabajo: número, fecha, tipo y dirección de destino, transportista, OC de portal, OC de proveedor y estado. En las entregadas aparece además la Fecha entrega: ese es el dato que usas para abrir la llamada. El botón azul del final de la fila abre un menú con Descargar, que baja esa OT en PDF. Si la OC todavía no tiene ninguna, verás No tiene OT asignadas.

3. Cierra y entra en Ver OC para tener delante el contacto y los productos de la orden.

   

   Qué deberías verUna ventana con el número de la OC por título y dos pestañas. Contactos trae el Contacto comprador OC que vino del portal —nombre, email y teléfono, con un guion donde el portal no informó nada— y debajo Mis contactos, la agenda que tu empresa haya cargado para esa unidad. Productos lista lo que se pidió —producto, cantidad, precio neto y total—, que es contra lo que vas a contrastar la respuesta del cliente.
   Si el teléfono viene vacío Es lo habitual en muchas órdenes del portal. Usa Nuevo contacto en esa misma ventana para dejar guardado el teléfono con el que sí lograste hablar: la próxima llamada a esa unidad empieza con el dato puesto.

4. Entra en Ver Bitácora para comprobar si alguien ya llamó por esta OC.

   

   Qué deberías verLa ventana Bitácora de Llamadas con el número de la OC debajo del título y una tabla con las llamadas ya registradas. Si es la primera, sale vacía con el texto No data to display y 0 total —ese aviso está en inglés en la aplicación—. Es la forma de no repetirle la llamada a un cliente al que ya llamó otra persona.

Parte 3 · Registrar la llamada

1. Con la llamada ya hecha, abre el menú de tres puntos de la fila y pulsa Actualizar estado.

   

   Qué deberías verLa ventana Información de llamado, con el número de la OC debajo del título, un desplegable Estado de llamado y un cuadro de Observaciones. Guardar está apagado hasta que elijas un estado.
   Si no aparece «Actualizar estado» Es que la OC sigue en Sin gestionar: mientras ninguna de sus OT esté Entregada, el menú sólo ofrece las tres opciones de consulta. No hay forma de forzarlo desde esta pantalla; hay que cerrar antes la entrega en OT / Despachos.

   

2. Despliega Estado de llamado y elige cómo terminó el contacto.

   

   Qué deberías verSiete opciones: Sin gestionar, Cliente no contesta, Contacto inexistente, Contacto no responde, Por llamar, Llamada exitosa y Llamada exitosa, con reparos. La lista se desplaza: la última queda medio tapada hasta que bajas dentro del desplegable.
   «Sin gestionar» no sirve para deshacer Si eliges Sin gestionar, la OC no vuelve atrás: como la entrega sigue registrada, en cuanto recargues la lista volverá a salir en Por llamar. Para dejar constancia de que no se pudo hablar, usa Cliente no contesta, Contacto inexistente o Contacto no responde.

3. Si elegiste Llamada exitosa o Llamada exitosa, con reparos, fíjate en las tres preguntas que aparecen debajo.

   

   Qué deberías verTres campos nuevos: la casilla ¿Llegó toda la carga? y los cuadros ¿Eran los productos que esperaban? y ¿Necesitan otro producto?. Con esos dos estados los dos cuadros de texto son obligatorios: hasta que escribas algo en los dos, Guardar sigue apagado. Con los demás estados no aparecen y basta con el estado.

4. Escribe en Observaciones lo que te dijo el cliente y responde las tres preguntas.

   

   Qué deberías verGuardar ya en azul. Marca la casilla ¿Llegó toda la carga? sólo si el cliente confirma que recibió todo: si la dejas sin marcar, la bitácora guardará un No. El cuadro Observaciones muestra de fondo el texto «Datos de facturación…»: es una indicación equivocada que quedó en la pantalla, escribe ahí el resumen de la llamada.

5. Pulsa Guardar.

   

   Qué deberías verLa ventana se cierra, sale un aviso en la esquina superior derecha y la lista se recarga sola (Buscando información…). Si algo falla no se cierra nada y el aviso sale en rojo.
   El aviso verde dice otra cosa El mensaje que aparece es «Información de pago actualizada correctamente». No tiene nada que ver con pagos: es un texto equivocado de la aplicación. Si lo ves, la llamada quedó guardada.

Parte 4 · Comprobar que quedó registrado

1. Busca otra vez la OC en la lista y mira su columna Estado.

   

   Qué deberías verLa etiqueta ya no es amarilla: muestra el estado que guardaste, en verde si fue una llamada exitosa y en rojo si fue Cliente no contesta o Contacto inexistente.
   El buscador se queda a medias tras guardar Al recargarse, la lista vuelve a mostrar el mes completo aunque el número siga escrito en el buscador. Borra un carácter y vuelve a escribirlo para que filtre de nuevo.

2. Abre otra vez Ver Bitácora en el menú de tres puntos de esa fila.

   

   Qué deberías verUna fila nueva con la fecha y hora del registro, el usuario que lo hizo, tus observaciones, un Si o No en Carga Ok y las dos respuestas de texto. Ese registro no se puede editar ni borrar: cada llamada añade una fila más.
   La columna «Estado» de la bitácora engaña Traduce el código guardado con el catálogo de estados de las órdenes de trabajo, no con el de post venta: donde guardaste Llamada exitosa, la bitácora escribe Entregada. El estado bueno es el de la lista. Y la columna Usuario muestra el identificador interno de la cuenta, no el nombre de la persona.

3. Cuando termines la ronda, pulsa Exportar para bajarte el mes en Excel.

   

   Qué deberías verSe descarga un archivo llamado <Empresa>_<AAAA-MM>-postventa.xlsx con una fila por OC: fecha, número, cliente, unidad, RUT, dirección, nombre de la orden, cuántas OT tiene, cuáles, y el estado de post venta. Exporta el mes completo, no lo que tengas filtrado en el buscador.

Lo que todavía no hace

Post Venta es una lista de llamadas pendientes y un registro de lo que se habló. Nada más. Estas son las cosas que la pantalla no resuelve, para que no las esperes:

• No avisa. No manda notificaciones ni correos cuando una OC pasa a Por llamar, ni marca las que llevan días esperando. Hay que entrar y mirar.
• No se puede filtrar por estado. No hay ningún filtro de Por llamar: sólo el mes y la búsqueda por número exacto de OC. Encontrar las pendientes es recorrer la columna con la vista.
• No registra incidencias. Todo lo que el cliente reclame cabe en tres campos de texto libre. No hay tipos de problema, ni devoluciones, ni reemplazos, ni notas de crédito, ni forma de adjuntar una foto o un documento.
• No hay indicadores. Ni porcentaje de entregas conformes, ni tiempo de respuesta, ni satisfacción. El Excel del mes es toda la salida que existe.
• No se cierra un caso. No hay estado «cerrado» ni «resuelto»: lo último que guardaste es lo que queda. Y volver a Sin gestionar devuelve la OC a la cola de Por llamar.
• No se contacta al cliente desde aquí. La llamada, el correo o el WhatsApp los haces por tu cuenta; Marko sólo guarda el resultado.
• No hay OC sin entrega. Una OC que nunca tuvo una OT entregada no se puede gestionar en esta pantalla, aunque el cliente llame él.
• Las OT de tipo Retiro de Productos no cuentan. Una OC entregada sólo por retiro en tu bodega no llega nunca a Por llamar.

Para consultar después

Los estados de post venta

Son los mismos para todas las empresas: salen de la configuración general de Marko, no se configuran empresa por empresa.

Qué guarda cada llamada

Las columnas del Excel

El archivo sale con: Fecha, OC, Cliente (organismo), Unidad, Rut, Direccion, Nombre de la orden, Cant. OT, OTs (los números, separados por comas) y Estado de post venta. No lleva las observaciones ni las respuestas de las llamadas: eso sólo vive en la bitácora de cada OC.

Cuando algo no sale