Manual de uso · Configuración

Paso a paso

Invitar a tu equipo y asignarles un rol

En Marko cada persona entra con su propio correo y ve sólo la parte de la aplicación que le corresponde. Este manual recorre el ciclo completo de una cuenta: crearla, conseguir que la persona pueda entrar por primera vez, elegir qué verá, cambiárselo cuando cambie de puesto y cortarle el acceso cuando se vaya. Todo ocurre en una sola pantalla: Configuración → Cuentas.

Los pasos

Parte 1 · Crear la cuenta

1. Abre Configuración en el menú lateral y pincha la pestaña Cuentas.

   

   Qué deberías verLa cabecera Configuración De Empresa con una fila de pestañas; la octava es Cuentas. Al pincharla aparece Lista De Usuarios, con un buscador, el botón azul Crear Usuario y la tabla del equipo. Mientras carga verás Cargando usuarios... durante un par de segundos.
   La lista es de la empresa que tengas arribaMarko muestra sólo a quien tiene algún rol en la empresa activa, la que aparece en el selector Empresa de la barra lateral. Si trabajas con más de una, cámbiala antes de invitar a nadie.

2. Escribe el nombre o el correo de la persona en Buscar Usuario por nombre o correo para asegurarte de que no tiene cuenta ya.

   

   Qué deberías verLa tabla se reduce a las filas que contienen ese texto en el Nombre o en el Correo. Si no aparece nadie, la persona no tiene cuenta en esta empresa y puedes crearla. Si aparece, no la crees otra vez: pásate a la parte 3 y revísale los roles.
   Buscar no encuentra a quien está en otra empresaLa búsqueda sólo mira dentro de esta lista, que es la de tu empresa activa. Si la persona ya trabaja en otra empresa tuya, su cuenta existe pero aquí no sale: en ese caso no hay que crear nada, hay que darle acceso a esta empresa desde su ficha (paso 14).

3. Pulsa Crear Usuario, arriba a la derecha del buscador.

   

   Qué deberías verUna ventana titulada Nuevo usuario con cuatro campos —Nombre, Email, Cargo y Teléfono— y dos botones, Cancelar y Crear. El botón Crear arranca apagado.

4. Escribe al menos el Nombre y el Email, y pulsa Crear.

   

   Qué deberías verEl botón Crear se enciende en azul en cuanto el nombre no está vacío y el correo tiene forma de correo. Al pulsarlo, la ventana se cierra y sale el aviso verde Cuenta creada existosamente. Si el correo ya estaba registrado —aunque sea en otra empresa, o con otro cliente de Marko— sale un aviso rojo y no se crea nada: el sistema responde «La cuenta ya existe».
   El correo es el usuario: escríbelo bienCargo y Teléfono son opcionales y se pueden corregir después (paso 18). El correo también, pero es con el que la persona inicia sesión y al que le llegará la contraseña, así que revísalo antes de pulsar.

5. Busca a la persona recién creada en la tabla.

   

   Qué deberías verUna fila nueva, ordenada alfabéticamente por nombre, con cuatro columnas: Nombre —con el identificador interno de la cuenta debajo, en gris—, Correo, Estado con la etiqueta verde Activo, y Fecha creación. Las cuentas antiguas pueden mostrar No tiene información en la fecha: es normal, se registra desde que existe esta pantalla.
   La etiqueta negra ADMIN no es un rol de tu empresaSi alguna fila lleva un distintivo ADMIN junto al nombre, es personal de Marko con acceso de plataforma —soporte, normalmente—, no un administrador nombrado por ti. Los roles de tu empresa se ven y se cambian en Administrar roles.

Parte 2 · Que pueda entrar

6. Pulsa el botón de tres puntos ⋮ al final de su fila.

   

   Qué deberías verUn menú con cuatro opciones: Editar datos, Administrar roles, Resetear Contraseña y Deshabilitar usuario. Es el mismo menú para todas las filas y desde él se hace todo lo que queda de este manual.

7. Pulsa Resetear Contraseña para que la persona pueda entrar por primera vez.

   

   Qué deberías verEl aviso verde Correo enviado exitosamente. A la persona le llega un correo de recuperación de contraseña con un enlace donde elige la suya; desde ese momento puede entrar en Marko con su correo y esa clave.
   Sin este paso la cuenta existe pero nadie puede usarlaAl crear la cuenta, Marko le pone una contraseña interna que no se le muestra a nadie, ni a ti ni a la persona invitada. Resetear Contraseña no es opcional después de crear a alguien: es la única forma de que consiga una clave. Avísale de que le llegará el correo y de que puede caer en spam.
   Sirve también cuando alguien la olvidaEs el mismo botón: no hace falta borrar ni recrear la cuenta. Y la persona puede pedírselo sola desde ¿Olvidaste tu contraseña? en la pantalla de inicio de sesión.

Parte 3 · Elegir qué verá

8. Abre el menú ⋮ de su fila y pulsa Administrar roles.

   

   Qué deberías verUna ventana Gestión de Permisos y Roles con el nombre y el correo de la persona debajo del título. Tiene tres zonas: arriba Asignar Acceso a Empresa, en medio Permisos por Empresa con una tarjeta por cada empresa a la que tiene acceso, y abajo Cancelar y Guardar Cambios.
   Los roles son por empresa, no por personaLa misma persona puede ser Administrador en una empresa tuya y Ejecutivo de ventas en otra. Por eso las casillas están dentro de la tarjeta de cada empresa: marcas las de la tarjeta que corresponde.

9. Marca en PLATAFORMA las casillas de lo que esa persona tiene que poder hacer.

   

   Qué deberías verCinco roles, cada uno con su descripción debajo: Administrador, Facturador, Gerente Financiero, Ejecutivo de ventas y Bodeguero. La fila del rol marcado se pinta de azul claro. Se pueden marcar varios: los permisos se suman, nunca se restan entre sí.
   «Administrador» aquí significa administrador de tu empresaEs el rol más amplio que puedes dar: incluye Configuración, y con ella esta misma pantalla. Quien lo tenga podrá crear cuentas y cambiar roles, el suyo incluido. Dáselo sólo a quien de verdad manda en la cuenta de la empresa. Ojo: no es lo mismo que la etiqueta negra ADMIN de la lista, que es personal de Marko.
   El mismo rol tiene tres nombres en pantallaLo que aquí se llama Administrador aparece como Manager bajo el nombre de la persona en la barra superior, y como Supervisor en su pantalla de perfil. Son el mismo rol; sólo cambia la etiqueta.

10. En Ejecutivo de ventas y en Bodeguero, marca la casilla y elige después la variante Normal o Avanzado.

    

    Qué deberías verEsos dos roles se distinguen por una barra amarilla a la izquierda. Al marcarlos, la fila se tiñe de amarillo claro y aparecen dos pastillas, Normal y Avanzado, con Normal seleccionada. Son excluyentes: no se puede tener las dos, elegir una apaga la otra.

11. Pulsa Avanzado y lee cómo cambia la descripción antes de decidir.

    

    Qué deberías verLa descripción de la fila cambia sola. En Ejecutivo de ventas pasa de «Permite cotizar, ver ordenes de compra asignadas a él» a «Permite cotizar y ver todas las OC y cotizaciones de la empresa, sin acceso a finanzas ni configuración». Esa frase es la diferencia entera entre las dos variantes: el normal ve lo suyo, el avanzado ve lo de todos.
    Regla prácticaUn vendedor que sólo debe ocuparse de sus propios clientes va en Normal. Un jefe de ventas que necesita revisar el trabajo del equipo, en Avanzado. Lo mismo con bodega: el avanzado puede además abrir cualquier OC del portal y abastecer pedidos desde el inventario.

12. Marca los roles de SOLO APP MÓVIL únicamente si la persona va a usar la aplicación del teléfono.

    

    Qué deberías verUn bloque aparte, separado por una línea, con dos casillas: Rendición de gastos («Permite al usuario rendir gastos en la app») y Repartidor («Permite subir recepcion conforme en la APP»).
    Estos dos no bastan por sí solosNo sustituyen a un rol de plataforma: son un añadido. Si dejas a alguien sólo con casillas de la app móvil y entra a Marko desde el navegador, se encontrará el menú comercial completo, que no es lo que querías. Márcale también el rol de plataforma que le corresponda.

13. Pulsa Guardar Cambios, abajo a la derecha de la ventana.

    

    Qué deberías verEl botón muestra Guardando... un instante y la ventana se cierra con el aviso verde Roles del usuario «nombre» actualizados correctamente. Como dice el pie de la ventana, los cambios se aplican inmediatamente al guardar.
    Si cierras con Cancelar o con la ×, no se guarda nadaLas casillas que hayas tocado se descartan enteras. Y al revés: mientras no pulses Guardar Cambios, la persona sigue con los permisos de antes aunque en pantalla ya veas las casillas cambiadas.
    La persona tiene que volver a entrarQuien esté trabajando en Marko en ese momento no verá su menú nuevo hasta que cierre sesión y vuelva a iniciarla, o recargue la página.

Parte 4 · Cambiar y quitar

14. Para que alguien trabaje también en otra de tus empresas, elígela en Asignar Acceso a Empresa y pulsa Agregar.

    

    Qué deberías verUn desplegable con tus empresas —las mismas que ves en el selector Empresa de la barra lateral—. Al pulsar Agregar aparece una tarjeta nueva en Permisos por Empresa, con todas las casillas en blanco: marca ahí los roles de esa empresa y pulsa Guardar Cambios.
    Una empresa recién agregada, sin ninguna casilla, no se guardaAl guardar, Marko descarta las empresas que quedaron sin ningún rol marcado. Si querías darle acceso, márcale al menos uno.

15. Para sacar a alguien de una empresa, pulsa Remover Acceso en la cabecera de esa tarjeta y guarda.

    

    Qué deberías verLa tarjeta de esa empresa desaparece de la ventana. Si era la única, queda el mensaje Sin Empresas Asignadas — y entonces Guardar Cambios se apaga: la pantalla no deja dejar a nadie sin ninguna empresa. Para eso está el paso siguiente.
    Quitar el acceso no borra su trabajoLas cotizaciones, órdenes y facturas que esa persona creó siguen donde estaban, con su nombre. Se le retira el acceso, no el historial.

16. Para cortarle el acceso a alguien que se va, abre su menú ⋮ y pulsa Deshabilitar usuario.

    

    Qué deberías verEl aviso Cuenta deshabilitada correctamente y, en su fila, la etiqueta de Estado pasa de Activo verde a Inactivo gris. La persona ya no podrá iniciar sesión: al intentarlo le sale «Este usuario ha sido desactivado del sistema. Contactar a soporte@marko.cl para mas información».
    Si la persona está usando Marko en ese momento, pídele que cierre sesiónLa comprobación se hace al iniciar sesión, así que una sesión ya abierta puede seguir un rato en pie. Cuando el motivo sea delicado —una salida conflictiva—, deshabilita la cuenta y quítale además los roles de la empresa (paso 15).
    No puedes deshabilitarte a ti mismoSi lo intentas sobre tu propia fila, Marko lo rechaza con «No puedes deshabilitar tu propia cuenta».

17. Si la persona vuelve, abre su menú ⋮ y pulsa Habilitar usuario.

    

    Qué deberías verEn una cuenta inactiva la cuarta opción del menú cambia sola a Habilitar usuario. Al pulsarla sale Cuenta habilitada correctamente y el estado vuelve a Activo, con sus roles intactos: deshabilitar no borra nada.

18. Para corregir un nombre, un correo, un cargo o un teléfono, abre el menú ⋮ y pulsa Editar datos.

    

    Qué deberías verLa ventana Editar usuario con los cuatro campos ya rellenos y el botón Actualizar. Al guardar sale Cuenta actualizada existosamente.
    Cambiar el correo cambia el usuario con el que inicia sesiónNo es sólo una etiqueta: desde ese momento la persona entra con el correo nuevo. Si el correo ya pertenece a otra cuenta, Marko lo rechaza con «El correo ya está registrado en otra cuenta» y no cambia nada.

Qué ve cada rol

Ésta es la pregunta de verdad detrás de esta pantalla. El rol decide dos cosas: en qué pantalla aterriza la persona al entrar y qué grupos aparecen en su menú lateral. Lo que no está en su menú, no lo usa.

Lo que todavía no hace

• No manda una invitación. Crear la cuenta no envía ningún correo a la persona: lo único que le llega es el de Resetear Contraseña, y sólo si lo pulsas tú. Una cuenta creada y olvidada es una cuenta a la que nadie puede entrar.
• No se puede dejar a alguien sin ninguna empresa. Si le quitas la última con Remover Acceso, Guardar Cambios se apaga y no hay forma de confirmarlo. La vía para cortar el acceso es Deshabilitar usuario.
• Deshabilitar no expulsa a quien ya está dentro. El estado se comprueba al iniciar sesión, así que una sesión abierta puede seguir viva un rato. Para una salida delicada, deshabilita y quítale los roles.
• No hay historial de cambios. Nada registra quién dio un rol, a quién y cuándo. Si en tu empresa eso importa, anótalo por fuera.
• No puedes inventar roles nuevos. La lista de roles y sus descripciones las mantiene Marko para toda la plataforma; la pestaña Perfiles de Usuario no está a tu alcance. Si necesitas una combinación que no existe, hay que pedírsela a Marko.
• No se borran cuentas. Un administrador de empresa puede deshabilitarlas y quitarles el acceso, pero eliminarlas del todo es cosa de Marko.
• Los roles ordenan el trabajo, no blindan la información. Están pensados para que cada persona tenga a mano lo suyo y no se pierda en pantallas que no le tocan. Si necesitas que alguien no pueda ver cierta información bajo ninguna circunstancia, la respuesta no es un rol: es no darle acceso a esa empresa.
• Nadie te avisa si el correo no llegó. Correo enviado exitosamente significa que Marko lo mandó, no que haya llegado ni que la dirección exista. Si la persona no lo recibe, confirma con ella la dirección exacta (paso 18) y vuelve a pulsar.
• Un cambio por persona. No hay forma de cambiar el rol a varias a la vez, ni de cargar una lista de gente nueva desde un archivo.

Para consultar después

Cuando algo no sale