Manual de uso · Financiero

Paso a paso

Registrar un ingreso que no es una factura

No todo el dinero que entra a la empresa viene de una factura de venta. Un cliente te devuelve un flete que no se hizo, el banco te presta, un socio aporta capital, arriendas una bodega que te sobra, vendes una camioneta vieja. Otros Ingresos es donde se anota todo eso: con su tipo, su respaldo escaneado, la cuenta contable a la que se imputa y un estado que avanza hasta que el dinero está efectivamente en la cuenta.

Los pasos

Parte 1 · Registrar el ingreso

1. Abre Financiero en el menú lateral y entra en Otros Ingresos.

   

   Qué deberías verEl grupo Financiero desplegado con Otros Ingresos marcado en azul, y a la derecha la pantalla Lista De Otros Ingresos. Arriba del menú, el selector Empresa te confirma sobre cuál estás trabajando.
   Si no ves la entrada en el menú Es cuestión de permisos, no de que falte nada: sólo la tienen los perfiles Administrador y Finanzas. Pídele a quien administra los accesos de tu empresa que revise tu perfil.

2. Escribe el mes en Desde y en Hasta y pulsa Buscar.

   

   Qué deberías verLa tabla con los ingresos de esos meses. Si el rango no tiene ninguno, la tabla se queda con los encabezados y nada debajo: no hay ningún mensaje de «sin resultados», así que una tabla vacía casi siempre significa que estás mirando otro mes.
   La pantalla abre en el mes actual Desde y Hasta vienen con el mes en curso. Si te equivocas de orden sale el aviso El mes Desde no puede ser posterior al mes Hasta; si dejas alguno vacío, Seleccione mes Desde y Hasta.
   Buscar también genera los ingresos recurrentes Cada vez que buscas un rango, Marko revisa las plantillas recurrentes y crea las instancias que falten en esos meses; mientras lo hace muestra Generando ingresos recurrentes.... Es normal que, al abrir un mes por primera vez, aparezcan filas que tú no escribiste: son las de la serie, en estado Programado.

3. Pulsa Crear ingreso, en el bloque de botones de la derecha.

   

   Qué deberías verLa ventana Crear Otro Ingreso con Descripción, Monto, Tipo de ingreso —que arranca en Venta de Servicios / Productos— y Fecha, ya puesta en el día de hoy. Más abajo, Información del Documento y Pagador. Guardar está apagado hasta que completes lo obligatorio, que es lo marcado con asterisco.

4. Escribe la Descripción y el Monto, y elige el Tipo de ingreso.

   

   Qué deberías verDebajo del selector, una insignia que te dice si ese tipo afecta al EERR y una línea explicando para qué sirve. En el ejemplo, Reembolsos o Devoluciones muestra No afecta al EERR y «Dinero que te devuelven por un gasto previo. Es un ajuste de caja.». Con la descripción, el monto y la fecha puestos, Guardar se enciende.
   Por qué un ingreso puede «no afectar al EERR» El Estado de Resultados mide utilidad, no dinero. Un préstamo o un aporte de socios te aumenta la caja pero no te hace ganar nada: uno sube tu deuda y el otro tu patrimonio. Un reembolso tampoco: es la devolución de un gasto que ya registraste. Por eso esos tres entran a Marko como movimiento de caja y se quedan fuera del EERR. La lista completa está en la tabla del final.
   El monto se escribe sin puntos Es un campo numérico: escribe 185000, no 185.000. Tiene que ser al menos 1.

5. Si el tipo es Venta de Activo Fijo, rellena además el Valor en libros (del activo).

   

   Qué deberías verLa insignia naranja Afecta parcialmente al EERR y un campo nuevo entre el tipo y la fecha, con la nota «Solo la utilidad (Monto − Valor en libros) afecta al estado de resultados.». El campo sólo aparece con los tipos de impacto parcial; con el resto no se muestra.
   Qué es el valor en libros Es lo que ese bien todavía vale en tu contabilidad después de la depreciación. Si vendes en $4.200.000 una camioneta que en libros valía $3.500.000, lo que ganaste son $700.000: eso es lo único que llega al Estado de Resultados. Los otros $3.500.000 son sólo un activo que se convierte en dinero.

6. Anota, si los tienes, el Nº documento, el RUT del pagador y el Nombre del pagador.

   

   Qué deberías verLos tres campos bajo el título Información del Documento y Pagador, rotulado Campos opcionales. Al salir del RUT, Marko lo reformatea solo: escribes 76987654-5 y queda 76.987.654-5. Después, en la lista, esos datos aparecen bajo la descripción del ingreso.
   El aviso de RUT inválido no impide guardar Si el dígito verificador no cuadra, el campo se pone rojo y sale El RUT ingresado no es válido… pero Guardar sigue habilitado y el ingreso se guarda con el RUT malo. Revísalo tú.

   

7. En Recibo/Imagen de respaldo, elige el archivo del comprobante.

   

   Qué deberías verEl nombre del archivo junto al botón del navegador. Se aceptan imágenes y PDF, y puedes seleccionar varios de una vez; con cualquier otro formato sale Archivo «…» no es válido. Solo se permiten archivos de imagen o PDF.
   Marko no lista aquí los archivos que elegiste Debajo del campo debería aparecer la lista de lo seleccionado y no aparece: el único sitio donde ves qué elegiste es la etiqueta del propio control del navegador. Si seleccionaste varios, sólo verás «N archivos». Se suben igualmente, y al guardar la fila mostrará N archivo(s).

8. Sólo si el ingreso se repite todos los meses, marca Hacer este ingreso recurrente y configura la serie.

   

   Qué deberías verEl bloque Configuración de Recurrencia, con Frecuencia (Mensual, Semanal o Anual), Cada, el Día del mes —o los días de la semana, o el mes y el día— y, abajo, Límite de Recurrencia con Fecha de fin y Número de ocurrencias, los dos opcionales. La etiqueta del campo de fecha cambia a Fecha de inicio.
   Dos cosas que hay que saber antes de marcarla 1. Si marcas la casilla, el archivo de respaldo no se sube: la serie se guarda sin él y los ingresos que vaya generando salen sin comprobante. Si necesitas adjuntarlo, hazlo después entrando a editar cada ingreso generado.
   2. El campo Cada no se está aplicando: aunque escribas 2, la serie se genera todos los meses (o todas las semanas, o todos los años). Para un ingreso bimestral, por ahora, conviene registrarlo a mano.
   Un ingreso no se puede volver recurrente después La casilla sólo existe al crear: en Editar no aparece. Y al revés tampoco: no hay forma de sacar un ingreso de su serie.

9. Pulsa Guardar.

   

   Qué deberías verEl aviso Ingreso creado correctamente y la fila nueva en la lista, con su Folio correlativo, la fecha y tu nombre debajo, el Tipo de ingreso, la columna Afecta al EERR en Sí, No o Parcialmente, el estado Pendiente de Aprobación, Sin asignar en Cuenta Contable y, si adjuntaste algo, 1 archivo(s) en verde bajo Recibo.
   Todo ingreso nace en Pendiente de Aprobación No hay forma de guardar un borrador: el estado inicial es siempre Pendiente de Aprobación, aunque en el filtro exista Borrador. Las únicas filas que nacen en Programado son las que genera una serie recurrente.

Parte 2 · Clasificarlo y seguirlo

10. Pulsa el botón de los tres puntos al final de la fila.

    

    Qué deberías verEl menú de la fila con Ver detalle, Exportar PDF, Editar, Cambiar estado, Eliminar, Ver recibo, Conciliar y Asignar cuenta contable. Ver recibo sólo aparece si el ingreso tiene archivos; Editar y Eliminar desaparecen cuando el ingreso ya está Ingresado.

11. Elige Ver detalle.

    

    Qué deberías verLa ficha Detalle del Ingreso con folio, descripción, monto, tipo, si afecta al EERR, fecha, estado, quién lo registró, las cuentas contables asignadas y si hay recibo. En una venta de activo fijo se suman Valor en libros y Utilidad (afecta al EERR), ya calculada.
    Lo que la ficha no trae El Nº de documento, el RUT y el nombre del pagador no salen aquí aunque los hayas rellenado. Se ven en la lista, debajo de la descripción, y en el PDF del ingreso.

12. Pulsa la insignia verde 1 archivo(s) de la columna Recibo.

    

    Qué deberías verEl comprobante en pantalla. Ojo con el título de la ventana: dice Recibo del Gasto aunque estés mirando un ingreso —es la misma ventana que usa la pantalla de Gastos y se le quedó el nombre. Estás en el sitio correcto.
    Si el ingreso tiene varios archivos En vez del visor sale la ventana Recibos del Ingreso con un botón Archivo 1, Archivo 2… y cada uno abre el suyo en una pestaña nueva.

13. En el menú de la fila, elige Asignar cuenta contable —o pulsa directamente la insignia Sin asignar.

    

    Qué deberías verLa ventana Asignar Cuenta Contable con el resumen arriba —Total a asignar, Total asignado, Diferencia y Porcentaje asignado— y una Asignación 1 ya creada por el monto completo, con la Cuenta Contable vacía y en rojo. Guardar Asignaciones está apagado.

14. Despliega Cuenta Contable y elige la cuenta que corresponde.

    

    Qué deberías verTu plan de cuentas agrupado —100 · INGRESOS, 200 · COSTOS, 300 · GASTOS…— con el código a la izquierda. Para un ingreso, lo normal es una cuenta de la familia 100. Puedes escribir para filtrar.
    Si necesitas repartirlo entre varias cuentas Agregar Asignación añade otra línea y Distribuir Equitativamente reparte el monto en partes iguales entre las que haya. Cada línea lleva su propio Monto, su Porcentaje calculado y una Observación opcional.

15. Comprueba que la Diferencia sea $0 y pulsa Guardar Asignaciones.

    

    Qué deberías verEl Resumen de abajo con Total del documento y Total asignado iguales, Diferencia $0 y Porcentaje total 100.00%. Con eso, Guardar Asignaciones se pone azul; mientras la diferencia no sea cero o falte una cuenta, sigue apagado.

16. Vuelve a mirar la fila en la lista.

    

    Qué deberías verEl aviso Asignaciones contables guardadas correctamente y, en la columna Cuenta Contable, la insignia azul con el nombre de la cuenta en lugar de Sin asignar. Si el nombre es largo aparece recortado; pásale el cursor por encima o abre Ver detalle para leerlo completo.

17. En el menú de la fila, elige Cambiar estado y selecciona el nuevo estado.

    

    Qué deberías verLa ventana Cambiar Estado del Ingreso con Nuevo Estado y Comentario (opcional). El desplegable sólo ofrece los estados válidos desde donde estás: desde Pendiente de Aprobación, En Revisión, Aprobado y Rechazado. Si no eliges nada sale Debe seleccionar un estado.
    No pongas «Ingresado» a mano Un ingreso que llega a Ingresado por esta ventana se queda ahí para siempre: pierde Editar y Eliminar, y Cambiar estado responde No hay cambios de estado disponibles para este ingreso. Lo correcto es dejarlo en Aprobado y que sea la conciliación con el banco (paso 19) la que lo marque como ingresado: ese camino sí se puede deshacer.

18. Pulsa Cambiar Estado y revisa la lista.

    

    Qué deberías verEl aviso Estado del ingreso actualizado correctamente y la insignia de la columna Estado con el color nuevo —Aprobado en azul. El comentario que escribiste queda guardado en el historial del ingreso, aunque esta pantalla todavía no tenga dónde mostrártelo.

19. Cuando la plata llegue al banco, elige Conciliar en el menú de la fila.

    

    Qué deberías verLa ventana Conciliar Movimiento con dos columnas. Tu ingreso ya está puesto en HABER (Ingresos/Pasivos), con su monto, y DEBE (Gastos/Activos) vacío, con la línea Diferencia de: … a favor del HABER (faltan documentos en DEBE). Debajo, la tabla desde la que eliges el movimiento bancario que lo paga.
    Esto es lo que cierra el ingreso Al guardar la conciliación, Marko mueve el estado solo: a Ingresado si el movimiento cubre todo el monto, o a Ingresado parcialmente si cubre una parte. Y si más adelante deshaces la conciliación, el ingreso vuelve a Aprobado y se puede editar otra vez. Es la única vía de vuelta que existe. Cómo funciona la ventana por dentro está en el manual de Vincular y conciliar el banco.
    Puedes salir sin conciliar La × de arriba cierra la ventana sin tocar nada.

Parte 3 · Corregir, exportar y dar de baja

20. Para corregir algo, elige Editar en el menú de la fila.

    

    Qué deberías verLa misma ventana del principio, ahora titulada Editar Otro Ingreso, con todo relleno y el botón Actualizar en lugar de Guardar. Se pueden cambiar descripción, monto, tipo, fecha y los datos del pagador, y adjuntar más archivos. Al guardar sale Ingreso actualizado correctamente.
    Si cambias el monto, revisa la cuenta contable La asignación contable no se reajusta sola: se queda con el importe anterior y nadie te avisa. Vuelve a abrir Asignar cuenta contable y cuadra la diferencia otra vez.
    Si el ingreso es de una serie recurrente Antes del formulario sale la ventana Ingreso Recurrente, que avisa: «Por ahora, solo puedes editar el ingreso individualmente». Al aceptar con Editar solo este ingreso, la fila queda marcada con la etiqueta Modificado y deja de seguir a la plantilla. Para cambiar la serie entera hay que pulsar la etiqueta azul Recurrente de la fila.

21. Para llevártelo a Excel, pulsa Exportar.

    

    Qué deberías verLa ventana Tipo de Exportación con dos opciones: Solo ingresos del período, que baja lo que estás viendo, e Incluir compromisos futuros (12 meses), que añade además las ocurrencias que las series recurrentes van a generar hasta doce meses después del mes Hasta. Al elegir cualquiera de las dos se descarga otros_ingresos_<desde>_a_<hasta>.xlsx y sale Ingresos exportados exitosamente.
    Las dos opciones exportan Aunque la de la izquierda esté en gris y parezca un «Cancelar», también descarga. Para salir sin exportar hay que cerrar con Esc, y entonces sale Exportación cancelada.

22. Si el ingreso no debía existir, elige Eliminar y confirma con Sí, eliminar.

    

    Qué deberías verLa confirmación ¿Estás seguro? con el texto Se eliminará el ingreso «…». Esta acción no se puede deshacer. y, al aceptar, el aviso Ingreso eliminado correctamente y la fila fuera de la lista.
    Aquí borrar es borrar A diferencia de un gasto, un ingreso no se puede anular: o está, o se borra y no queda rastro en la lista ni en las exportaciones. Si sólo quieres dejar constancia de que se cayó, usa Cambiar estado → Rechazado o Cancelado en vez de eliminarlo.
    Si el ingreso es recurrente En vez de la confirmación simple sale una ventana que te deja elegir el alcance: sólo esta instancia, desde una fecha en adelante, o toda la serie.

Lo que todavía no hace

Cosas que la pantalla no resuelve y conviene saber antes de apoyarte en ella.

• No hay abonos ni cobros parciales. A diferencia de Gastos, aquí no se registran pagos: el ingreso pasa a Ingresado o Ingresado parcialmente únicamente al conciliarlo con el banco, o a mano con Cambiar estado.
• No hay circuito de aprobación real. Cualquiera que entre a Otros Ingresos puede pasar un ingreso a Aprobado; no existe la figura del aprobador ni se avisa a nadie de que algo quedó pendiente.
• El respaldo no llega a los ingresos recurrentes. Al crear la serie se descarta el archivo adjunto, y los ingresos que la serie genera nacen sin comprobante.
• El intervalo Cada de la recurrencia no se aplica. Aunque escribas 2 o 3, la serie se genera todos los meses, todas las semanas o todos los años según la frecuencia.
• Un ingreso único no se puede convertir en recurrente —ni al revés—. La casilla sólo existe al crear.
• Desde el botón Editar no se puede modificar toda la serie de golpe. La propia ventana lo dice. Para tocar la serie hay que abrir la plantilla desde la etiqueta Recurrente.
• Un ingreso marcado Ingresado a mano queda congelado. Sin Editar, sin Eliminar y sin más cambios de estado. Sólo se recupera si llegó ahí por conciliación y la deshaces.
• El estado Borrador es inalcanzable. Todo ingreso creado a mano nace en Pendiente de Aprobación, aunque el filtro ofrezca Borrador.
• No hay historial visible. Marko guarda cada cambio —quién, cuándo, de qué a qué, con tu comentario— pero la pantalla no tiene dónde mostrártelo.
• Un adjunto ya subido no se puede quitar. Se pueden añadir más, no borrar los que hay.
• La ficha Ver detalle no muestra el documento ni el pagador. Están en la lista y en el PDF, no en la ficha.
• El buscador no busca por RUT ni por nº de documento. Sólo mira la descripción, el código o el nombre de la cuenta contable y el nombre del estado.
• La lista no suma. No hay total del período ni subtotales por tipo o por cuenta: para eso hay que exportar a Excel o mirar el Estado de Resultados.
• La imputación contable no se propone sola. Cada ingreso —incluidos los que genera una serie recurrente— nace Sin asignar y hay que elegirle la cuenta a mano.
• Cambiar el monto de un ingreso ya imputado no reajusta la asignación contable, que se queda con el importe anterior.
• Todo es en pesos. No hay moneda extranjera ni tipo de cambio.

Para consultar después

Los cinco tipos de ingreso y qué hacen con el EERR

Los estados y a dónde puede ir cada uno

Conciliar el ingreso con un movimiento bancario mueve el estado solo, sin pasar por Cambiar estado: a Ingresado parcialmente o a Ingresado según cuánto cubra el movimiento.

Las columnas de la lista

Filtros y orden

• Desde / Hasta — el rango de meses. Es lo único que trae datos nuevos y lo único que dispara la generación de los ingresos recurrentes.
• Estado — deja sólo los ingresos en ese estado.
• Orden fecha — Más recientes primero (por defecto) o Más antiguos primero.
• Buscar — descripción, código o nombre de la cuenta contable, y nombre del estado.

Qué trae el Excel

Una fila por ingreso y estas dieciséis columnas: Folio, Fecha, Descripción, Monto, Tipo de ingreso, Afecta al EERR, Valor en libros, Utilidad (afecta EERR), Estado, Nº Documento, RUT Pagador, Nombre Pagador, Cuentas Contables, Recurrente, Registrado por y Conciliado con.

Con qué se conecta

• Estado de Resultados. Los ingresos con Afecta al EERR: Sí se consolidan ahí por la cuenta contable que les asignes; los de impacto parcial entran sólo por su utilidad, y los de No se quedan fuera. Ésa es la razón de que el tipo importe tanto.
• Conciliación bancaria. Conciliar abre Conciliar Movimiento, la misma ventana que se usa desde Banco. Un ingreso también puede nacer desde ahí, como ajuste, cuando cuadras un movimiento que no corresponde a ningún documento.
• Gastos. La pantalla espejo, para el dinero que sale. Su manual está en Registrar un gasto, único o recurrente.
• Exportar PDF, en el menú de cada fila, genera un comprobante del ingreso con los datos de tu empresa, el origen (nombre, RUT y nº de documento del pagador), quién lo registró y el monto. Se abre en una pestaña nueva.

Cuando algo no sale